Janvier 2019 : Le logiciel EPISTOLAIRE s'appelle dorénavant QALITEL courrier.

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QALITEL courrier

Votre logiciel de gestion des courriers entrants et sortants

COUVERTURE FONCTIONNELLE EN QUELQUES POINTS

Gestion des courriers entrants et sortants

Enregistrement rapide de votre courrier entrant et sortant.
Gérez tout type de courrier et de toute taille. Aucune limitation.

Traitement de vos courriers

Utilisez les assistants pour pouvoir traiter le courrier entrant ou sortant. Que vous soyez destinataire, chef de service ou chef d'établissement.

Distribution des courriers

Distribution nominative, auprès d'un groupe, d'un service. Pilotez la distribution de vos courriers et  documents avec la plus grande précision, et à l'aide des assistants.

Indicateurs de Gestion

Transformez toutes vos données en indicateurs de gestion. Un environnement statistique personnalisable vous attend. Réalisez tout type d'indicateur et tout type de graphique pour exploiter rapidement et visuellement vos données.

Générateur Automatique d'e-mails (G.A.E)

Informez, relancez automatiquement par e-mail. Une fois vos modèles d'e-mails écrits et paramétrés, faites confiance au GAE pour envoyer la bonne information au bon moment à la bonne personne

Portail utilisateur de votre gestion de courrier

Une interface simplifiée mais efficace pour une prise en main aisée et sans formation. Découverte intuitive des fonctionnalités offertes et paramétrables par l'administrateur

Rapports sous Word

Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document en vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel de gestion des courriers et selon vos propres modèles de document

Export sous Excel

Toutes les données de votre logiciel de gestion des courriers s'exportent sous Excel pour une exploitation personnalisée.
Export complet ou selon filtre préalable

SCHEMA FONCTIONNEL DE VOTRE GESTION DE COURRIER

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OBJECTIFS DU LOGICIEL DE GESTION DE COURRIER, DE SUIVI DU COURRIER ET DE TRAITEMENT DU COURRIER

  • S’assurer que tout courrier obtienne une réponse dans un délai optimisé.
  • En quelques clics, apporter aux destinataires concernés toute l’information sur le courrier et ses réponses.
  • Classer et gérer toute l’information relative au courrier afin de disposer d’une base de recherches.
  • Pour chaque courrier, apporter la traçabilité totale entre son arrivée dans l’entreprise et la réponse apportée

A QUI S'ADRESSE CE LOGICIEL DE GESTION DE COURRIERS ET DE DOCUMENTS, DE SUIVI DE COURRIER ET DE TRAITEMENT DU COURRIER ?

D’une prise en main particulièrement aisée, il est destiné à toutes les organisations et entreprises dans l’obligation de gérer des flux de courriers importants ou le simple traitement manuel ne suffit plus. Il s’adresse à toutes les entreprises et organisations qui ont le souci de leur réactivité dans le traitement de leurs dossiers.

Ministères, Mairies, Administrations publiques, SDIS, CCAS, Entreprises et Organisations de toutes natures…

SIMPLIFIEZ VOTRE GESTION DE COURRIER EN TRACANT LES COURRIERS ENTRANTS ET SORTANTS SANS LIMITES.

Logiciel de gestion de courriers en version FullWeb, QALITEL courrier (anciennement Epistolaire) vous permet de gérer tout type de courrier entrant et sortant (courrier départ et courrier Arrivé, les réponses …) et quel qu’en soit le format (papier, fax numérique, document scanné, e-mail, fichier informatique de type bureautique…). Ce logiciel est conçu pour s’adapter à tout type de système de gestion de courrier. Doté de son module de traduction, il vous permettra d’étendre très facilement le champ d’application de votre gestion de courrier sans limite géographique ni linguistique.
Adaptez vous-même ce logiciel à vos exigences et à votre langage technique d’entreprise ou d’organisation.

Maîtrisez vos processus courriers et osez la dématérialisation de votre courrier grâce à une gestion du courrier simplifiée mais puissante !

Le logiciel QALITEL courrier est gage de gain de temps et de rigueur.

QALITEL courrier est le de référence en matière de gestion de courrier, de suivi de courrier et de traitement du courrier.
Il fonctionne sous environnement Web, installé sur votre serveur local ou en mode cloud.

LE BON COURRIER, À LA BONNE PERSONNE, AU BON MOMENT.

QALITEL courrier s’intègre totalement dans votre environnement bureautique et vous permet la diffusion, la traçabilité, la fiabilité, la confidentialité, l’archivage ainsi que l’historique de l’ensemble des courriers et documents reçus où émis et gérés par votre système d’information.

  • Garantir la gestion des échéances.
  • Assurer le classement et la recherche des courriers et des documents.
  • Réussir le Suivi efficace de vos courriers.
  • Anticiper les réclamations par la maîtrise globale du traitement.
  • Numériser en un clic les documents entrants (optionnel).
  • Tracer l’information, de l’arrivée à la réponse de chaque courrier.

Pourquoi une version Fullweb ?

Réponse : Portabilité. Vous pouvez effectivement installer nos logiciels sur un PC portable, un PC de bureau dans leurs versions monoposte. Installer nos logiciels sur votre propre serveur d’entreprise pour une utilisation réseau locale ou étendue (multi-sites) ou tout simplement faire héberger votre logiciel sur un de nos serveurs SCOQI, consulter la page sur les « informations techniques » pour plus de précisions.

QALITEL courrier en version Fullweb, c’est la possibilité de partager l’information au travers d’une application performante, efficace et pertinente sans aucune contrainte géographique (Intranet/Extranet).

Avec QALITEL courrier , véritable outil de communication transversale, vous allez pouvoir saisir, enregistrer, diffuser, traiter et suivre tous vos courriers.

FONCTIONNALITÉS DE QALITEL courrier

  • Gestion des courriers entrant et sortant
  • Répartition selon personnes en charge du traitement, selon services, plan de classement, gestion globale de l’établissement
  • Traitement du courrier
  • Suivi du courrier
  • Administration et partage de l’information selon habilitations
  • Administration et suivi de l’évolution du traitement de l’information
  • Saisie et gestion des courriers selon délégation
  • Gestion des délais, paramétrage des retards
  • Réalisation automatique d’indicateurs graphiques
  • Personnalisation de vos rapports, listings, documents papiers au travers de Msword (format RTF)
  • Module de traduction multi-langue
  • Utilisez le Générateur Automatique d’E-mails pour informer et relancer vos interlocuteurs. Entièrement paramétrable, vous réalisez vous même vos campagnes d’e-mailing avec une maîtrise totale du fond (champs de fusion pour publipostage…)
  •  Respect de la charte Marianne
  • Gestion des courriers Numérisés

 

En création

 

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ARCHIVAGE DES COURRIERS

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MOTEUR DE RECHERCHE SIMPLE OU MULTI-CRITERES

La recherche d’une information au sein de votre gestion de courrier n’aura jamais été aussi facile. Celle-ci s’effectue très simplement par la saisie de vos critères. Si votre recherche devient complexe, vous disposerez alors de fonctionnalités de recherche avancées très puissantes.
Rien ne pourra plus vous échapper et à une vitesse vertigineuse.

Côté UTILISATEURS - PORTAIL DES COURRIERS - Faciliter l'accès à l'information

 

En création

GESTION DES UTILISATEURS - Définir les droits de chacun

Le module de gestion des utilisateurs vous permet de déclarer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez et d’en définir les modalités d’accès.

Le principe est de créer des groupes d’utilisateurs en leur définissant des permissions et habilitations fonctionnelles. Chaque utilisateur appartenant à un groupe hérite automatiquement des droits du groupe, ce qui réduit considérablement le temps de paramétrable et donne une bonne lisibilité sur les possibilités allouées à chacun.

Ces utilisateurs peuvent être créés manuellement, par le biais du module d’import, par la connectivité LDAP (connexion directe sur votre annuaire d’entreprise – selon critères de filtre).

Outre le mode d’accès protégé au logiciel (idéal pour l’accès au portail utilisateur), ce module est indispensable si vous souhaitez utiliser la gestion du Workflow (cycle de vie).

SIGNATURE ELECTRONIQUE -Où comment être sûr de qui a fait quoi ....

Le module de signature électronique permet de s’assurer qu’il s’agit bien de la bonne personne ayant effectuée une action particulière au sein du logiciel, cette signature est notamment nécessaire dans le cadre de la satisfaction aux exigences de normes et référentiels, comme la 21 CFR Part 11.

Ainsi, pour chaque étape de validation, dès lors que vous activerez ce module, la signature électronique intégrée sera exigée et tracée. Ceci concerne la validation d’accusés de réception en diffusion de documents, la validation d’une étape dans le cadre d’un workflow (cycle de vie), etc …

LDAP CONNECTIVITE -paramétrage des accès facilité

Connectez-vous sans saisir votre mot de passe tout en étant identifié ! Tel est l’objet de ce module 
LDAP est l’acronyme de Lightweight Directory Access Protocol, ce protocole permet

 de centraliser les informations des personnes en terme d’authenification sous la forme d’un annuaire. Cet annuaire peut donc comprendre, les noms, prénoms, téléphones, adresses e-mails, fonction etc … et définir des droit sur le réseau informatique (droit d’accéder à un serveur, à un dossier sur un serveur, droit d’utiliser une imprmante, un scanner etc …)

 Le mot de passe et l’identifiant utilisés par cet annuaire et souvent le mot de passe et l’identifiant utilisé lors de l’ouverture de windows.

Le module LDAP que nous proposons permet le couplage de notre logiciel à votre annuaire LDAP.

Vous pourrez ainsi récupérer l’ensemble, ou partie de votre annuaire (selon les filtres posés) au sein du logiciel, sans qu’il soit nécessaire de saisir les noms des personnes (une forme d’import de données).

L’intérêt de ce couplage pour le paramétrage, réside dans le fait que le jour ou vous changez une donnée dans l’annuaire LDAP, tous les logiciels connectés hériteront naturellement de la modification. Ceci sera paraticulièrement utile le jour ou, par exemple, toutes les adresses e-mails de l’entreprise doivent changer.

Partant de ce couplage, vous pouvez offrir aux utilisateurs de notre logiciel, de s’identifier en saisissant leur login et mot de passe LDAP (donc le même que celui permettant d’ouvrir la session windows.

Si vous activez le protocole Active Directory, vous pouvez offrir aux utilisateurs de nos logiciels, de lancer l’application sans saisie de mot de passe. Le couplage à l’annuaire LDAP se fera en arrîère plan, la personne sera identifiée et le logiciel se lancera dans la configuration de l’utilisateur (comme s’il avait saisi son mot de passe en fait ..)

GENERATEUR AUTOMATIQUE D'E-MAILS (G.A.E.) - Faire circuler l'information

Vous souhaitez informer, relancer communiquer automatiquement avec les utilisateurs de votre logiciel?
=> Alors le Générateur Automatique d’E-mail est fait pour vous. 

Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, organisé votre gestion, créé vos groupes de travail, formé vos collaborateurs, votre tâche en tant qu’administrateur consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées.

De ce dynamisme reposant autour de cette gestion, dépendra la fiabilité et l’intérêt du système. 

Et nous le savons tous, cela n’est pas le plus facile…

Il faut emporter l’adhésion de tous, s’assurer que tout le monde consulte ses données et les gére, ou tout simplement, s’assurer que tout le monde à connaissance des modifications apportées à chacune des informations qui les concernent. 

Ceci n’est pas une tâche des plus aisées et grandie proportionnellement à la taille de l’établissment.

Fourni avec des modèles prêts à l’emploi que vous décidez d’activer ou non, de modifier, dupliquer, ce module vous permet aussi de créer vos propres modèles de mail.

Le principe est de créer un e-mail modèle dont vous maîtrisez la mise en forme, dans lequel, vous « posez » des champs de fusion pour qu’il arrive personnalisé dans la boîte mail du destinataire.

Dès que la condition d’envoi du mail, que vous aurez vous-même définie, existera, alors le G.A.E. se chargera automatiquement d’envoyer le mail.

Le destinataire recevra le mail dans sa boîte mail habituelle à l’aide de son adresse paramétrée dans la liste du personnel du logiciel. (voir le module import des données, et le module LDAP)

STATISTIQUES - INDICATEURS QUALITE - Représentation visuelle et paramétrable de vos indicateurs

Réalisez vous-même vos indicateurs qualité graphiques à l’aide de ce module ! Une interface spéciale vous est proposée pour vous présenter vos différents indicateurs dynamiquement mis à jour. 

Vous choisissez le type de graphique, les requêtes sur les données, vous personnalisez l’environnement graphique (couleurs, titres etc …) et vous définissez la fréquence de rafrachissement. 

Il n’y a aucune limite au nombre de graphiques que vous pourrez réaliser.

Vous pourrez mettre à disposition des indicateurs grahiques pour les utilisateurs (filtré sur leur nom).

Bien évidemment, chaque graphique utilisateur n’est réalisé qu’une seule fois, en mettant en variable le nom de la personne (son identifiant)

Vous pourrez représenter visuellement vos données sous forme de camembert, d’histogramme, de courbes, de pyramide etc, en cumulant jusqu’à dix courbes par indicateur (histogrammes + courbes).

Réalisez ainsi des indicateurs compartifs d’une année sur l’autre, représentez vos données au trimestre, sur des mois glissants (les 6 derniers mois par exemple), comparez les performances de vos fournisseurs sur un même graphique …

Un module extrêmement puissant qui vous permettra une mise en forme de vos données. Vous pourrez prendre vos décisions en terme de management de votre système en les appuyant sur des données rationnelles.

LOGICIEL MULTILINGUE- Interface de traduction fournie

QALITEL courrier est fourni avec une interface de traduction sophistiquée vous permettant de ne traduire que les mots et phrases qui vous sont nécessaire en vous appuyant sur le langage de référence.

Ainsi pour adapter QALITEL courrier à votre jargon technique en français, créer votre propre langage société et choisissez le français en tant que langue d’origine. Les mots traduits par vos soins seront utilisés et à défaut, ce seront ceux du la langue d’origine. Vous pourrez donc effectuer une traduction minimaliste pour personnaliser QALITEL courrier selon vos besoins.

QALITEL courrier étant proposé en langue native Anglais, allemand et Espagnol, vous pouvez ainsi créer votre propre langue Allemande s’appuyant sur la langue allemande fournie en standard et ne traduire que ce qui intéresse.

Si vous activez la fonction de détection automatique de la langue, alors, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la langue utilisée dans son navigateur web. Celui-ci pourra ensuite, si vous l’y autorisez, changer de langue manuellement en choisissant parmi les langues proposées.

QALITEL courrier vous permet de gérer efficacement vos courriers sans barrière linguistique et depuis n’importe quel pays (application web), même si ce logiciel est installé sur un de vos serveurs (selon les droits mis en oeuvre par votre service informatique)

AIDE A L'UTILISATION ET AU PARAMETRAGE - De nombreux assistants à votre disposition

 

 

En création

REFERENCES - De nombreuses sociétés, organisations et administrations ont fait confiance à QALITEL courrier (anciennement EPISTOLAIRE) pour la gestion de leurs courriers et documents.

Parmi ces références, vous trouverez des noms prestigieux comme : ACI Système, AIRIAL, AISS (Association Internationale des Sécurités Sociales à Genève), AMEDICLEN, Ordre des Avocats de Valence, APPM Groupe (MALI), Association des Maires du TARN, Base Aérienne 217, Bercy 4B, BGFIBANK GABON, BMIA, Bretagne Ateliers, Cabinet Larigaudry, CAPRINCO GESTION, CCAS ST PRIEST, CCAS de TOURS, CEA, CDDSP 38, Centre de Secours Principal de Chambéry, CHAABI BANK, CHARAL, CEPIERE FORMATION, CNAP de Poitiers, CNRS, CNRS MAE, Sté COGER, Creativ, Conseil Général de la Loire, Conseil Général du Puy-de-Dôme, Conseil Général des Yvelines, Conseil Régional d’Ile de France, C.R.I.F., CROUS de Strasbourg, CRSF (Centre Régional des Service Financiers de la Poste) de Chalons en ch., CRSF de Dijon, CRSF de Fort de France, CRSF de Guadeloupe, CRSF de Limoges, CRSF de Montpellier, CRSF de Nantes, CRSF d’Orléans La Source, CRSF PARIS-AQUITAINEf, CRSF PARIS-BRETAGNE, CRSF de PARIS SAINT-ROMAIN, CRSF Centre Financier de PARIS, CRSF de Rennes, CRSF de Toulouse, CROUS de STRASBOURG, CTC de Lyon, Sté DEHON, DCC Marketing, Direction Générale de la Poste, DICILEC (Ministère de l’Intérieur), DDE 92 (Direction Départementale de l’Equipement), DDE 93, DESCO (Ministère des Armées), Direction Départementale de la Poste de Pointe-à-Pitre, DDSIS de Lyon, Direction Départementale des Services Vétérinaire de Bobigny, Direction Départementale des Services Vétérinaire de Rungis2, DFCP (Direction de la Comptabilité des Services Publics) de Paris, Direction Financière de la Direction Générale de la Poste de Boulogne, DGCP (Direction générale de la comptabilité Publique), DRIRE AQUITAINE, DRIRE Rhône Alpes, Ecole POLYTECHNIQUE (Centre de Mathématique appliquée), EDF DTG 38, EDF PANTIN, EFS Martinique (Etablissement Français du Sang), ESG de Grenoble, Etude VEIRY, Faculté de médecine de Paris, Fédération BTP 38, Fédération Départementale des Chasseurs du Nord, FEICI (Syndicat des Editeurs Informatiques), Fougerolles, Fédération Française de Vol à Voile, France Télécom d’Angers, France Télécom de Rennes, France Télécom de Rouen, GDF de Rennes, GEG de Grenoble, Groupe EMERA, Groupe Socialiste et Divers Gauche, Habitat Eurélien, Hôpital d’Eaubonne, Handi Express, Hôpital Militaire de Lyon, Hôpital des Armées du Val de grâce, IFREMER de Nantes, Inspection Académique de la loire, I.P.T.I.C, Joaillerie BOUCHERON, Knorr-Bremse, Laboratoires BOIRON DR, S.A. LOOTEN, Mairie des 2 Alpes, Marie de l’Alpes d’Huez, Mairie d’Angoulême, Mairie d’Annecy, Mairie de Chambéry, Mairie de Chamonix, Mairie de la CLUSAZ, Mairie de Corbeil, Mairie d’Issoire, Mairie de Gap, Mairie de La Clusaz, Mairie de MARCOUSSIS, Mairie de Monfermeil, Mairie de Mont Saint-Aignan, Mairie de Montélimar, Mairie de Nîmes, Mairie de Nyons, Mairie de Rueil Malmaison, Mairie de Rumilly, Mairie de Saint-Cloud, Mairie de Saint-Gervais, Mairie de Saint-Malo, Mairie de Sannois, Mairie de Tours, Mairie de Vanves, Mairie de Villefranche/Soane, Mairie de Villefranche de Rouergue, Max Technologie, Ministère des Finances du CAMEROUN, Ministère des finances Paris, Le MONDE, MRG INVESTMENTS (CONGO), Groupe ORTEC, ORKYN, OPHLM AUBERVILLIERS, La Poste d’Ajaccio, La Poste Ardèche, La Poste de Boulogne, La Poste de Cayenne, La Poste de Dijon, La Poste de Fort de France, La Poste de Macon, La Poste d’Orléans, La Poste de PARIS, Préfecture de Belfort, Préfecture de Chambéry, Préfecture de Saint PIERRE et MIQUELON, Régie Administrative Chargée de l’Assistance en Escale (RACAE à ABIDJAN), Résultante Informatique, RPB, RTD de Saint-Egrêve, Schneider Automation, SDIS 05, SDIS 09, SDIS 19, SDIS de la MARTINIQUE, SDIS de Savoie, SDIS 37, SENAT, Ski Développement à Serre-Chevalier, Sitom de Nîmes, SIVOM de Cluzes, SMA BTP, Sub Air4, VEOLIA WATER, Vallourec, Université du Vin à SUZE, URO-HLM de Montpellier…

QUELQUES COPIES D'ECRAN

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Comment choisir votre logiciel

Le choix d’un logiciel de Gestion du courrier, de son traitement et de son suivi n’est pas chose facile car cela doit prendre en compte de nombreux critères. L’entreprise, l’organisation, s’engage alors pour plusieurs années et investira de nombreuses heures de travail dans le paramétrage et la formation sur ce nouvel outil. Il sera aussi une vitrine de l’entreprise auprès de toutes les personnes amenées de près ou de loin à interagir avec le logiciel.
Il est donc essentiel d’avoir à l’esprit les différents critères de comparaison qui vous permettront de choisir l’outil correspondant au mieux à vos besoins.
Vous trouverez ci-après une page regroupant les principaux éléments à prendre en compte lors de votre étude / comparatif.

Selon la taille de votre organisation, de votre système de gestion passé ou envisagé, des contraintes techniques et réglementaires …

Tous ces critères ne sont pas à prendre en compte selon vos besoins, mais vous aurez une liste assez complète des critères de choix pour votre étude comparative.

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