Comment choisir un logiciel de Gestion de la métrologie et des instruments de mesure

Devant la multiplicité des offres de logiciels de gestion métrologie, nous avons réalisé qu’il n’était pas facile de faire un choix.

Depuis 1993, SCOQI édite la Gamme QALITEL qui regroupe des logiciels de gestion de la qualité dont QALITEL compar, logiciel de gestion des instruments de mesure et de la métrologie.

A ce titre, nous avons l’expérience et le recul nécessaire pour vous aider dans votre choix.

Nous avons synthétisé les principaux critères décisionnels, fonctionnels et commerciaux pris en compte par nos clients, critères que vous trouverez ci-après .

Critères de choix Fonctionnels

Cette rubrique détaille les critères de choix d’ordre fonctionnels à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un logiciel de métrologie et de gestion d’instruments de mesure.

L’objet d’un logiciel de métrologie est de vous permettre d’identifier vos appareils de mesure et de suivre les interventions dont ils font l’objet. Aussi, vous devez pouvoir référencer pour vos différents appareils des informations telles que :

        • Les informations administratives
        • Les coûts associés à l’acquisition, maintenance et interventions liés aux appareils
        • Les dates d’intervention prévisionnelles
        • Les responsables en charge du suivi des appareils
        • Les documents d’étalonnage et de vérification,…

Attention !

Votre logiciel de métrologie doit vous permettre de gérer efficacement votre parc appareils en regroupant toutes les informations relatives aux appareils et en assurant un suivi précis des interventions. Un simple listing de type « Excel » ne peut répondre aux attentes dans  ce domaine.

Réponse de QALITEL compar

QALITEL compar vous permet de référencer toutes les données relatives à vos appareils et de planifier automatiquement les interventions. Toutes ces informations, précisément identifiées, peuvent être utilisées à des fins de traçabilité, d’exploitation, d’impression, d’indicateurs,…

Vous pouvez de plus associer des fichiers aux appareils et interventions sans aucune contrainte de nombre, de taille et de format. Tous vos relevés d’étalonnage seront ainsi accessibles en quelques clics.

Votre outil de gestion de parc appareils doit vous permettre de planifier tous les types d’interventions pouvant se produire sur vos appareils, y compris bien entendu les étalonnages. La « re-planification » automatique  de certains types d’interventions doit également être prévue.

Attention !

Un appareil peut faire l’objet de multiples interventions (étalonnages, vérifications, prêts ….). Celles-ci doivent être prévues dans le logiciel de métrologie afin de vous garantir la traçabilité complète de la vie de l’appareil.

Réponse de QALITEL compar

Dans QALITEL compar, vous pouvez créer tous les types d’interventions que vous souhaitez, que celles-ci soient liées à des étalonnages ou bien à des opérations de gestion.  Toutes les interventions peuvent être planifiées et automatiquement reprogrammées à leur clôture. La gestion des dates prévisionnelles permet au logiciel de gérer les retards et d’en informer les responsables concernés. A tout instant vous avez une vision complète des plannings d’étalonnage en cours et à venir, vous pouvez sortir des fiches de vie pour chaque appareil, connaître la charge de travail de chaque responsable,…

Votre outil de gestion de parc appareils doit vous permettre de planifier tous les types d’interventions pouvant se produire sur vos appareils, y compris bien entendu les étalonnages. La « re-planification » automatique  de certains types d’interventions doit également être prévue.

Attention !

Un appareil peut faire l’objet de multiples interventions (étalonnages, vérifications, prêts ….). Celles-ci doivent être prévues dans le logiciel de métrologie afin de vous garantir la traçabilité complète de la vie de l’appareil.

Réponse de QALITEL compar

Dans QALITEL compar, vous pouvez créer tous les types d’interventions que vous souhaitez, que celles-ci soient liées à des étalonnages ou bien à des opérations de gestion.  Toutes les interventions peuvent être planifiées et automatiquement reprogrammées à leur clôture. La gestion des dates prévisionnelles permet au logiciel de gérer les retards et d’en informer les responsables concernés. A tout instant vous avez une vision complète des plannings d’étalonnage en cours et à venir, vous pouvez sortir des fiches de vie pour chaque appareil, connaître la charge de travail de chaque responsable,…

Votre logiciel de métrologie va engranger de très nombreuses données dont le besoin d’une exploitation externe sera nécessaire (Edition de rapports, de fiches de vie – Rapports d’étalonnage, liste d’appareils étalonnés, charge de travail par responsable d’étalonnage,,…).
 

Attention !

L’extraction des données est considérée trop souvent dans les logiciels comme secondaire, privilégiant  les consultations en ligne. On se retrouve alors à devoir « bricoler » des documents en faisant des copier/coller ou en ressaisissant des données. Les fiches de vie et autres rapports doivent être prévus en standard et personnalisables sinon vous ne serez jamais en capacité de répondre aux différents besoins qui émergeront de clients  et organismes divers.

Réponse de QALITEL compar

Au sein de QALITEL compar, dans toutes les listes vous disposez d’une fonction d’export au format Excel/CSV de vos données. De plus, un moteur d’impression vous permet de générer sous votre traitement de texte (Microsoft Word – LibreOffice…) des rapports dont vous maitrisez totalement la mise en forme et le contenu en y intégrant des champs de fusion proposés par le logiciel. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion des appareils peuvent ainsi être extraites. En standard, vous disposez de fiches de vie, rapports d’étalonnage, listings d’appareils,… et autres documents à destination des responsables d’étalonnage. Tous ces documents peuvent ensuite être personnalisés si besoin.

Les indicateurs sont des éléments essentiels dans l’exploitation des données issues de votre logiciel de non conformités / plans d’actions correctives. Ils vous permettent de suivre les types de problèmes rencontrés, la répartition par fournisseurs, causes, conséquences, responsables,…. de vos non conformités et vous aident dans le pilotage des décisions pour une amélioration permanente de l’efficacité et de l’efficience de votre système.

Attention !

Chaque entreprise dispose de ses propres exigences / besoins en terme d’indicateurs et il est donc nécessaire que votre logiciel vous permettent de créer librement les vôtres Des indicateurs tout faits non personnalisables n’auront que peu d’intérêt et vous perdrez ainsi un outil précieux pour votre amélioration continue.

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform est fourni avec de très nombreux exemples d’indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) vous permettant de suivre immédiatement les principaux points de votre gestion des non conformités / plans d’actions.

L’environnement Statistiques qui vous est proposé est entièrement configurable. Vous pouvez donc modifier / dupliquer les indicateurs fournis ou bien créer les vôtres. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion des non conformités – actions correctives peuvent être exploitées sous forme d’indicateurs graphiques. De plus, tous vos indicateurs peuvent ensuite être exportés sous forme d’images et ainsi intégrés à vos documents, Emails,….

Pousser l’information auprès des personnes intervenant dans la gestion des non conformités et leurs plans d’actions correctives associés est fondamental et vous garantit une réactivité dans le traitement de l’information. Vous devez aussi veiller à disposer d’un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toutes dérives.

Attention !

Un logiciel même bien configuré et renseigné par les Gestionnaires principaux n’a d’intérêt que s’il est adopté par les Utilisateurs. Ceux-ce ne sont pas en permanence connectés et il est donc important de leur apporter l’information sans  les contraindre à devoir se connecter « pour voir ».

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform dispose d’un module complémentaire d’envoi d’Emails entièrement configurable. Il vous permet d’envoyer selon vos besoins des Emails pour informer ou relancer les intervenants sur tous les événements gérés par votre logiciel de gestion des non-conformités – plans d ‘actions correctives. La fréquence d’envoi ainsi que le contenu des Emails envoyés sont entièrement paramétrables.  Aucun risque alors de submerger vos utilisateurs d’Emails trop fréquents ou peu pertinents.

Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion des non-conformités /plans d’actions correctives  est importante. Il est impératif de pouvoir gérer les comptes de vos utilisateurs simplement mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel de gestion des événements indésirables / non-conformités s’intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s’appuyer / communiquer avec votre infrastructure (Connexion SSO, LDAP, ActiveDirectory).

Attention !

Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel de gestion des non-conformités. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et/ou peuvent faire l’objet de coûts additionnels. Soyez vigilants à ces aspects même si dans un premier temps cela n’est pas votre priorité.

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform vous offre toutes les possibilités vous permettant de faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (Complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO,…). Tout est disponible en standard et vous activez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Ce haut niveau de sécurité vous permet d’ouvrir l’accès du logiciel à des utilisateurs externes si le besoin se fait sentir.

2 aspects à envisager dans votre comparatif de solutions de gestion des non-conformités. Le besoin de disposer d’une application fonctionnant sous différentes langues et/ou le besoin de changer la terminologie de l’interface car celle-ci ne correspond pas à votre langage « métier ».

Attention !

Pour qu’un logiciel soit adopté par les utilisateurs, il faut qu’il puisse être compréhensible immédiatement par tous. Si l’adaptation des libellés de l’interface n’est pas possible naturellement, passez votre chemin car ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform met à votre disposition une interface vous permettant de  gérer autant de langues que nécessaire. Une langue peut être une traduction intégrale de l’interface dans une langue étrangère et/ou le changement de quelques termes pour adapter le logiciel à votre vocabulaire interne. QALITEL conform est  fourni en standard français et anglais.

Chaque utilisateur peut choisir sa langue qui est ensuite mémorisée dans son profil utilisateur.

Critères de choix Commerciaux ...

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