OBJECTIFS DE CE MODULE D'ARCHIVAGE - GED NUMERIQUE

L’objectif de ce module de ce module d’archivage numérique est de vous permettre d’indexer tout type de document dans QALITEL doc,  automatiquement, facilement, sans effort.
Les différents processus de numérisation intégrés au logiciel QALITEL doc ont été pensés et conçu pour vous permettre d’indexer des centaines de milliers de documents avec aisance.
Une fois vos diverses configurations paramétrées au sein du logiciel, tout est rigoureusement automatique !

SCANNEZ => CHERCHEZ => TROUVEZ => EXPLOITEZ !

DEPOSEZ => CHERCHEZ => TROUVEZ => EXPLOITEZ !

En effet, avec QALITEL doc, c’est très simple, vous scannez, ou vous copiez vos documents dans un dossier, ou vous alimentez un dossier par quelque moyen que ce soit, un email, un fax, un logiciel ERP etc, vos documents sont automatiquement analysés par notre outil OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et le contenu texte de vos documents est ensuite enregistré dans la base de données.
Plusieurs approches sont disponibles :
– Numérisation de vos documents papiers
Définissez vous-mêmes différents scénarios d’indexation, et utilisez autant de scanners que vous le désirez. Scannez, c’est indexé dans QALITEL doc. 
– Intégration automatique de vos documents déjà numérisés ou existants
Selon vos propres scénarios, vous allez pouvoir alimenter le moteur d’indexation par simple drag-and drop au sein du logiciel avec tous les documents que vous souhaitez.
Si vos documents sont des documents scannés ou s’il s’agit de simple documents pdf, docx, xlsx etc, alors ils sont pris en charge, analysés, traités par l’outil OCR si nécessaire et indexés pour une recherche plein texte immédiatement opérationnelle.

– Alimentez QALITEL doc par FTP
De la même façon, avec un outil FTP (tel qu’un copieur-scanner) ou tout autre outil, téléverser vos documents pour une indexation automatique telle que définie ci-dessus.
– Alimentez QALITEL doc par un simple copier-coller dans votre explorateur Windows local (protocole Webdav)
=> Il suffit d’affecter un lecteur réseau disponible (disque E: F: … S:…) de votre Explorateur Windows local sur le répertoire d’attente des fichiers à indexer de QALITEL doc (https://webdav.mondomaine.com par exemple)
Copiez ou déplacez facilement vos documents à l’aide de l’explorateur Windows sur ce nouveau lecteur ou l’un de ses dossiers,  et ils sont automatiquement pris en charge, et indexés dans QALITEL doc selon vos différents scénarios.

Vous recevez par exemple, une facture, un contrat, un cahier des charges par mail.
Il vous suffit de détacher les pièces jointes du mail en les enregistrant dans un des dossiers de ce nouveau lecteur « mappé », et il sera automatiquement pris en charge et indexé dans QALITEL doc.
Dans QALITEL doc, recherchez vos documents par le numéro de facture, nom du client, adresse, numéro de commande etc, vous le retrouverez instantanément puisqu’il aura été indexé en mode plein texte (avec le module OCR si le document a été numérisé – scanné).
Il aura été diffusé directement et automatiquement aux bonnes personnes si votre modèle qui le prend en charge a été paramétré avec liste de diffusion, cycle de vie etc …

La puissance de nos outils vous permettra ainsi d’indexer et d’archiver numériquement des centaines de milliers de documents pour une recherche et catégorisation automatique extrêmement puissante.

INTEGRATION DU MODULE ARCHIVAGE NUMERIQUE

L’intérêt de module et de son paramétrage est de bénéficier de toutes les propriétés inhérentes à QALITEL doc et notamment sa très grande souplesse de paramétrage vous autorisant à indexer vos documents numériques dans le même outil que celui de votre système de gestion de la qualité et ce, en parfaite adéquation.
D'un logiciel de gestion documentaire qualité, ou de gestion de document QALITEL, vous élargissez ainsi son champ d'application à une GED - Gestion Electronique de Documents et un SAE (Système d'archivage Electronique