OBJECTIFS DE CE MODULE D'ARCHIVAGE - GED NUMERIQUE
SCANNEZ => CHERCHEZ => TROUVEZ => EXPLOITEZ !
DEPOSEZ => CHERCHEZ => TROUVEZ => EXPLOITEZ !
Définissez vous-mêmes différents scénarios d’indexation, et utilisez autant de scanners que vous le désirez. Scannez, c’est indexé dans QALITEL doc.
Selon vos propres scénarios, vous allez pouvoir alimenter le moteur d’indexation par simple drag and drop au sein du logiciel avec tous les documents que vous souhaitez.
Si vos documents sont des documents scannés ou s’il s’agit de simples documents PDF, DOCX, XLSX, etc, alors ils sont pris en charge, analysés, traités par l’outil OCR si nécessaire et indexés pour une recherche plein texte immédiatement opérationnelle.
– Alimentez QALITEL doc par FTP
De la même façon, avec un outil FTP (tel qu’un copieur-scanner) ou tout autre outil, téléverser vos documents pour une indexation automatique telle que définie ci-dessus.
– Alimentez QALITEL doc par un simple copier-coller dans votre explorateur Windows local (protocole WebDAV)
=> Il suffit d’affecter un lecteur réseau disponible (disque E : F : … S : …) de votre Explorateur Windows local sur le répertoire d’attente des fichiers à indexer de QALITEL doc (https://webdav.mondomaine.com par exemple)
Copiez ou déplacez facilement vos documents à l’aide de l’explorateur Windows sur ce nouveau lecteur ou l’un de ses dossiers, et ils sont automatiquement pris en charge, et indexés dans QALITEL doc selon vos différents scénarios.
Vous recevez, par exemple, une facture, un contrat, un cahier des charges par mail.
Il vous suffit de détacher les pièces jointes du mail en les enregistrant dans un des dossiers de ce nouveau lecteur « mappé », et il sera automatiquement pris en charge et indexé dans QALITEL doc.
Dans QALITEL doc, recherchez vos documents par le numéro de facture, nom du client, adresse, numéro de commande, etc, vous le retrouverez instantanément puisqu’il aura été indexé en mode plein texte (avec le module OCR si le document a été numérisé – scanné).
Il aura été codifié (codification unique), classé (selon votre propre plan de classement) et diffusé directement et automatiquement aux bonnes personnes si votre modèle qui le prend en charge a été paramétré avec liste de diffusion, cycle de vie (workflow), etc.
