Comment choisir mon logiciel
Critères de choix Commerciaux
Techniques et Environnementaux

Critères de choix Commerciaux

Cette rubrique détaille les critères commerciaux à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un logiciel de gestion d’audits et d’actions préventives / d’amélioration.

Le système de licences varie d’un fournisseur à l’autre. On trouve généralement les types de licences suivants :

        • Licences par utilisateur
        • Licences flottantes
        • Licences par profil

 Attention !

En fonction du nombreux d’utilisateurs potentiels (fréquents – réguliers – occasionnels – internes ou externes) le coût des licences peut vite grimper.

Réponse de QALITEL audit

Le système de licence pour QALITEL audit est simple. Ce sont des licences dites “flottantes” c’est à dire qui ne comptabilisent que les utilisateurs connectés et ceci peu importe leur profil (Administrateur, gestionnaires, utilisateurs). Dès qu’un utilisateur se déconnecte, il libère immédiatement sa licence pour un autre. Dans ce type de licence, on compte généralement 1/3 de licences par rapport au nombre total d’utilisateurs envisagés.

Vous avez globalement 2 modèles économiques pour votre logiciel de gestion des audits – actions préventives :

        • Location
        • Achat

Attention !

Dans le cas de la location, il est important de prendre en compte pour l’offre considérée les points suivants : Les fonctionnalités fournies – Le nombre de licences – Les mises à jour – Le support technique – La récupération des données et des documents joints aux audits ainsi qu’aux actions préventives / amélioration dans des formats exploitables.

Réponse de QALITEL audit

Pour QALITEL audit , encore une fois, le principe est simple et sans surprise. 
En mode SAAS (Hébergement sur nos serveurs), c’est une offre de location mensuelle.

Pour une installation sur site, c’est un achat unique réalisé une fois pour toute. Aucune redevance n’est alors requise.

Vous avez un accès permanent aux sauvegardes de votre base de données ainsi qu’aux documents joints dans le logiciel. Ceux-ci sont et restent toujours dans leur format d’origine.

Identifier les types de mises à jour réalisés par le fournisseur ainsi que leur coût et leur éventuel aspect  “obligatoire » :

        • Mises à jour mineures
        • Mises à jour majeures
        • Mises à jour Technique / Sécurité

Attention !

Il existe parfois une différence tarifaire énorme entre les mises à jour mineures et les mises à jour majeures nécessitant un changement de version ou de technologies. Vaut mieux valider ces points avant la mauvaise surprise 😉

Réponse de QALITEL audit

Pour QALITEL audit, il n’y a aucune différence entre les différents types de mises à jour. Elles sont toutes intégrées au contrat d’assistance annuel ou font l’objet d’une offre commerciale pour ceux ne souhaitant pas souscrire au contrat d’assistance

Aucune mise à jour n’a de caractère obligatoire ou contraignant.

L’accès à un support technique (par tél. Email, tickets technique) est un point fondamental à valider avant tout achat d’une solution de gestion d’audits / actions préventives.

Attention !

Valider les conditions d’accès au support technique (tarification à l’incident et/ou selon la typologie du problème rencontré).

Réponse de QALITEL audit

L’accès au support technique sans aucune contrainte de nombre et de temps est intégré au contrat d’assistance de QALITEL audit.

Comme tout nouvel outil dans l’entreprise, il peut être judicieux de prendre une formation initiale afin de bien appréhender les possibilités fonctionnelles et techniques de votre logiciel de gestion des audits / plans d’actions.

Attention !

La prise en main, la personnalisation du logiciel de gestion d’audits ainsi que son déploiement ne doivent pas nécessiter un plan de formation lourd qui serait à la fois chronophage et coûteux. De plus, ce serait un signe d’un problème majeur d’ergonomie.

Réponse de QALITEL audit

SCOQI propose, sans aucun caractère contraignant, des formations sur site ou des séances de téléformation.
Des livrets de formation sont mis à disposition au format PDF afin d’en assurer la plus grande diffusion parmi vos utilisateurs.
L’ergonomie du logiciel est pensée pour minimiser le temps de formation nécessaire à la prise en main de fonctionnalités essentielles du logiciel.

Les formations sont (sauf demandes spécifiques) ciblées pour les gestionnaires. Les interfaces utilisateurs ne nécessitent pas quant à elles de formation spécifique.

Critères de choix Techniques

Cette rubrique détaille les critères techniques à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un logiciel de gestion des audits et de traitement des plans d’actions associées.

Valider (même si l’installation est faite par le fournisseur)  l’environnement technique nécessaire et les modes opératoires d’installation fournis.

Attention !

Etre vigilant dans l’installation de votre solution de gestion des audits pour toujours garder la maîtrise technique.

Réponse de QALITEL audit

SCOQI met à votre disposition au travers d’une F.A.Q en ligne tous les modes opératoires d’installation, changement de serveurs, configuration,…  et ceci pour les différents environnements Linux – Windows, serveurs web et bases de données. Vous êtes totalement autonomes dans la gestion technique de votre solution de gestion des audits – actions préventives. Vous pouvez néanmoins faire appel au service technique de SCOQI pour une prestation d’installation à distance.

C’est le coeur de votre logiciel de gestion des audits et des plans d’actions. Il est essentiel de s’appuyer sur une  base de données connue et reconnue pour ses performances, sa fiabilité et sa stabilité.

Attention !

Eviter les bases de données propriétaires ! Sinon s’assurer de la mise à disposition d’un utilitaire vous permettant d’accéder de manière libre et autonome aux données et pouvoir les exporter dans un format standard type CSV. De même éviter les bases de données trop complexes nécessitant une administration / paramétrage / configuration pour lesquelles vous ne disposeriez pas des ressources en interne.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit est compatible avec les bases de données MySQL / MariaDB et Microsoft SQL Server. Ce sont des bases  de données performantes qu’il n’est pas nécessaire de présenter et pour lesquelles  vous trouverez sans problème toutes les ressources nécessaires.

Vous devez pouvoir accéder à vos données librement et à tout moment que ce soit pour les exporter, pour mettre en place des processus d’import /export avec vos autres outils ou tout simplement les exporter en vue d’une intégration vers une autre solution de gestion des audits et actions préventives.

Attention !

Vérifier qu’au sein de la base de données vos données ne soient pas cryptées / encodées et que vous disposiez d’un dictionnaire de la base de données vous permettant un accès simple et compréhensible à vos données.

Réponse de QALITEL audit

Les données sont stockées “en clair” dans la base de données. Vous pouvez les consulter librement. De plus, le dictionnaire de la base de données de l’application complet et richement commenté, est accessible directement à partir du logiciel (listes de tables, des champs, des relations entre les tables,…).

Valider le mode de stockage des documents rattachés à vos audits et aux actions préventives / d’amélioration associées.

 

Attention !

Dans certains cas, les documents sont intégrés à la base de données. Leur extraction pour en disposer indépendamment du logiciel n’est parfois pas possible. En cas de changement de solution de votre gestion des audits / plans d’actions préventives, vous risquez des pertes de documents si vous n’en aviez pas gardé des copies de secours par ailleurs.

Réponse de QALITEL audit

Dans le cas de QALITEL audit, tous vos documents sont stockés en l’état sur votre serveur dans leur format d’origine. Vous accédez librement et à tout moment à l’ensemble de vos documents indépendamment de l’application.

Critères de choix Environnementaux

Cette rubrique détaille les critères relatifs au contexte de votre acquisition et plus spécifiquement ceux liés à votre fournisseur.

Prendre en compte différents éléments tels que l’ancienneté de l’entreprise et de la solution, le nombre de sites équipés,… et tout autres facteurs vous montrant la solidité de la solution.

Attention !

Le logiciel de Gestion des audits – plans d’actions associées sera un élément central de l’entreprise, la solidité du fournisseur est donc un élément crucial.

Réponse de QALITEL audit

La Société SCOQI a été créée en 1993 et compte plus de 5000 clients regroupant ainsi plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs répartis sur plus d’une dizaine de pays.

La gestion multi-lingues de la solution QALITEL audit permet ainsi sa diffusion au sein des filiales internationales des sociétés clientes.

Se renseigner sur l’offre globale du fournisseur pour connaître son coeur d’activité ainsi que ses domaines de compétences.

Attention !

S’assurer que le logiciel de gestion des audits / plans d’actions associées n’est pas le parent pauvre de l’offre du fournisseur ou la commercialisation d’un développement spécifique.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit existe depuis plus de 20 ans et se trouve au coeur d’une gamme de logiciels de gestion Qualité couvrant les différents domaines du management d’un système Qualité tels que :

        • Gestion documentaire
        • Gestion des risques
        • Gestion des non-conformités
        • Gestion des plans de progrès
        • Gestion des plans d’actions
        • Métrologie…

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