Comment choisir un logiciel de Gestion de courrier, de son traitement et de son suivi

Devant la multiplicité des offres de logiciels de gestion decourrier ayant vu le jour ces derniers temps, nous avons réalisé qu’il n’était pas facile de faire un choix.

Depuis 1993, SCOQI édite la Gamme QALITEL qui regroupe des logiciels de gestion de la qualité et depuis 2005 le logigciel Epistolaire renommé QALITEL courrier début 2019.

Nous avons donc l’expérience et le recul nécessaire pour vous aider dans votre choix.

Nous avons synthétisé les principaux critères décisionnels, fonctionnels et commerciaux pris en compte par nos clients, critères que vous trouverez ci-après .

Critères de choix Fonctionnels

Cette rubrique détaille les critères de choix d’ordre fonctionnels à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un logiciel de gestion de courrier.

La fiche courrier doit être simple et permettre une saisie rapide des courriers. Tous les éléments essentiels doivent pouvoir y figurer ainsi que le rattachement des pièces jointes (scans des courriers par exemple).:

        • Saisie de l’objet du courrier ainsi que des dates d’envoi – réception…
        • Saisie des expéditeurs et destinataires internes du courrier
        • Génération automatique des critères de recherche
        • Gestion des courriers entrants et sortants

Attention !

En raison de la volumétrie de courriers dans certains services, la possibilité de retrouver rapidement un courrier peut s’avérer compromise si le principe d’indexation ne le prévoir pas. De même il est important de pouvoir scanner en lots les courriers et les indexer ultérieurement afin d’optimiser le temps des intervenants. Ces quelques critères feront toute la différence entre un système performant et utilisé et un simple système de référencement de fiches courriers.

Réponse de QALITEL courrier

QALITEL courrier indexe automatiquement tous les éléments paramétrés dans la fiche courrier en tant que mots clés pour la recherche sans aucune intervention ou manipulation supplémentaire de l’utilisateur.

Toutes les informations relatives au courrier peuvent être saisies au sein d’un seul et même écran. Les fichiers scannés  en attente d’indexation sont peuvent être associés à une fiche courrier par un simple glisser-déposer.

Toute l’ergonomie de QALITEL courrier a été pensée pour que les personnes en charge du courrier consacrent un temps minimum à la saisie.

Les courriers enregistrés doivent être mis à disposition des personnes concernées pour consultation ou action selon le cas. Les fonctionnalités de diffusion des courriers doivent prévoir les diffusions aux personnes et services et intégrées tous les automatismes nécessaire pour limiter les temps de paramétrage.

Attention !

En raison des niveaux de confidentialité des courriers enregistrés, il est nécessaire de pouvoir mettre à disposition les courriers uniquement aux personnes et services intéressés et autorisés.

Réponse de QALITEL courrier

QALITEL courrier permet de diffuser les courriers aux personnes et/ou services pour simple consultation ou action. Dans ce dernier cas, le délai de traitement est proposé automatiquement en fonction du type de courrier.

La volumétrie de courriers peut selon les organismes être de quelques centaines à plusieurs dizaines de milliers par an. La recherche est donc un point crucial de votre logiciel de gestion de courrier et vous devez pouvoir retrouver le courrier recherché selon différentes façon.

Attention !

La recherche s’axe parfois sur le N° chrono (Référence) du courrier. Mais bien souvent les utilisateurs devront retrouver des courriers en n’ayant pour information le nom d’un correspondant, une date approximative, un sujet, thème ou autres données encore. Des recherches multi-critères sont fondamentales pour que la vie de vos utilisateurs ne tourne pas au cauchemar.

Réponse de QALITEL courrier

Pour que la recherche d’un courrier ne soit pas une recherche d’aiguille dans une botte de foin, QALITEL courrier intègre un système de génération automatique de mots clés reprenant tous les éléments d’identification de votre courrier. Pour l’utilisateur, un simple champ de saisie où il saisira ses critères de recherche et toute la base de données sera alors passée au crible en un temps record.
Trop d’occurrences ?? Un mot clé supplémentaire et la recherche s’affine automatiquement. Rien de plus simple

Votre logiciel de gestion de courrier va engranger de très nombreuses données dont le besoin d’une exploitation externe se fera sentir tôt ou tard (Edition de listings par service, listes des correspondants,…).
 

Attention !

L’extraction des données est considérée trop souvent dans les logiciels comme secondaire, privilégiant  les consultations en ligne. On se retrouve alors à devoir « bricoler » des documents en faisant des copier/coller ou en ressaisissant des données.

Réponse de QALITEL courrier

Au sein de QALITEL courrier, dans toutes les listes vous disposez d’une fonction d’export au format Excel/CSV de vos données. De plus, un moteur d’impression vous permet de générer sous votre traitement de texte (Microsoft Word – LibreOffice…) des rapports dont vous maitrisez totalement la mise en forme et le contenu en y intégrant des champs de fusion proposés par le logiciel. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion de courrier peuvent ainsi être extraites.

Faire adhérer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise à un outil n’est pas toujours chose aisée. La simplicité d’utilisation et l’accès immédiat à l’information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.

Attention !

Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » de l’interface utilisateur proposée qu’aux fonctionnalités intégrées qui sont parfois limitées.

Réponse de QALITEL courrier

Afin d’assurer l’adhésion de vos utilisateurs à l’utilisation de votre solution de gestion de courrier, QALITEL courrier met à votre disposition un portail dédié aux utilisateurs  reprenant les principes ergonomiques des applications utilisées quotidiennement par nous tous.

Cette interface offre aux utilisateurs des possibilités de recherche simples et intuitives, la consultation des documents joints aux fiches courriers, la possibilité de traiter un courrier,…

Leur tableau de bord personnel leur indiquera en permanence les informations les concernant.

Sa simplicité d’utilisation ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche internet.

Les indicateurs sont des éléments essentiels dans l’exploitation des données issues de votre logiciel de gestion de courrier. Ils vous permettent de suivre les délais de réponse par type de courriers, responsables, services,… ainsi que la volumétrie mensuelle, annuelle, par service,…et vous aident dans le pilotage des décisions pour une amélioration permanente de l’efficacité et de l’efficience de votre système courrier.

Attention !

Chaque organisme dispose de ses propres exigences / besoins en terme d’indicateurs et il est donc nécessaire que votre logiciel de gestion de courrier  vous permettent de créer librement les vôtres Des indicateurs tout faits non personnalisables n’auront que peu d’intérêt et vous perdrez ainsi un outil précieux pour votre amélioration continue.

Réponse de QALITEL courrier

QALITEL courrier est fourni avec de très nombreux exemples d’indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) vous permettant de suivre immédiatement les principaux points de votre gestion de courrier.

L’environnement Statistiques qui vous est proposé est entièrement configurable. Vous pouvez donc modifier / dupliquer les indicateurs fournis ou bien créer les vôtres. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion de courrier peuvent être exploitées sous forme d’indicateurs graphiques. De plus, tous vos indicateurs peuvent ensuite être exportés sous forme d’images et ainsi intégrés à vos documents, Emails,….

Pousser l’information auprès des personnes intervenant dans le traitement des courriers est fondamental et vous garantit la réactivité que vous en attendez. Vous devez aussi veiller à disposer d’un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toutes dérives.

Attention !

Un logiciel même bien configuré et renseigné par les Gestionnaires / Secrétaires principaux n’a d’intérêt que s’il est adopté par les Utilisateurs. Ceux-ci ne sont pas en permanence connectés et il est donc important de leur apporter l’information sans  les contraindre à devoir se connecter « pour voir ».

Réponse de QALITEL courrier

QALITEL courrier dispose d’un module complémentaire d’envoi d’Emails entièrement configurable. Il vous permet d’envoyer selon vos besoins des Emails pour informer ou relancer les intervenants sur tous les courriers où ils doivent intervenir. La fréquence d’envoi ainsi que le contenu des Emails envoyés sont entièrement paramétrables.  Aucun risque alors de submerger vos utilisateurs d’Emails trop fréquents ou peu pertinents.

Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion de courrier est importante. Il est impératif de pouvoir gérer les comptes de vos utilisateurs simplement mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel de gestion de courrier s’intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s’appuyer / communiquer avec votre infrastructure (Connexion SSO, LDAP, ActiveDirectory).

Attention !

Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel de gestion de courrier. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et/ou peuvent faire l’objet de coûts additionnels. Soyez vigilants à ces aspects même si dans un premier temps cela n’est pas votre priorité.

Réponse de QALITEL courrier

QALITEL courrier vous offre toutes les possibilités vous permettant de faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (Complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO,…). Tout est disponible en standard et vous activez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Ce haut niveau de sécurité vous permet d’ouvrir l’accès du logiciel à des utilisateurs externes si le besoin se fait sentir.

2 aspects à envisager dans votre comparatif de solutions de gestion de courrier. Le besoin de disposer d’une application fonctionnant sous différentes langues et/ou le besoin de changer la terminologie de l’interface car celle-ci ne correspond pas à votre langage « métier ».

Attention !

Pour qu’un logiciel soit adopté par les utilisateurs, il faut qu’il puisse être compréhensible immédiatement par tous. Si l’adaptation des libellés de l’interface n’est pas possible naturellement, passez votre chemin car ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.

Réponse de QALITEL courrier

QALITEL courrier met à votre disposition une interface vous permettant de  gérer autant de langues que nécessaire. Une langue peut être une traduction intégrale de l’interface dans une langue étrangère et/ou le changement de quelques termes pour adapter le logiciel à votre vocabulaire interne. QALITEL courrier est  fourni en standard français et anglais.

Chaque utilisateur peut choisir sa langue.

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