Comment choisir mon logiciel de Gestion des non-conformités

Devant la multiplicité des offres de logiciels de gestion des non conformités ayant vu le jour ces derniers temps, nous avons réalisé qu’il n’était pas facile de faire un choix.

Depuis 1993, SCOQI édite la Gamme QALITEL qui regroupe des logiciels de gestion de la qualité dont QALITEL conform, logiciel de gestion des non-conformités et actions.

A ce titre, nous avons l’expérience et le recul nécessaire pour vous aider dans votre choix.

Nous avons synthétisé les principaux critères décisionnels, fonctionnels et commerciaux pris en compte par nos clients, critères que vous trouverez ci-après .

Critères de choix Fonctionnels

Cette rubrique détaille les critères de choix d’ordre fonctionnels à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un logiciel de gestion des non-conformités.

D’un secteur d’activité à l’autre, d’une typologie de problème à une autre, il est nécessaire de disposer d’un logiciel suffisamment flexible pour s’adapter à toutes les non-conformités, événements indésirables,… que vous pouvez être amenés à rencontrer. Il est donc essentiel de porter une attention toute particulière au paramétrage des masques de saisie pour valider certains points tels que :

        • Paramétrage des champs de saisie mis à disposition de vos utilisateurs
        • Possibilité d’initialiser des champs, les rendre obligatoires,…
        • Gérer les étapes nécessaires au traitement de chaque type de fiche

Attention !

Un manque de flexibilité dans les masques de saisie mis à disposition de vos utilisateurs entrainerait  à coup sur un rejet du logiciel. Le logiciel doit s’adapter à vos besoins et non l’inverse.

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform permet aux Gestionnaires de modéliser les différents types de fiches tant sur les champs et leurs propriétés associées que sur les phases que suivront les fiches associées au modèle.

Chaque étape de traitement de la fiche dispose de son propre masque de saisie afin que les utilisateurs n’aient que les informations nécessaires à leur travail.

L’objet d’un logiciel de gestion des non-conformités est de vous permettre de collecter des informations, de mettre en oeuvre les actions associées et d’exploiter toutes ces données afin d’être efficace et éviter la récurrence des problèmes. Ainsi, de nombreuses informations doivent pouvoir être saisies afin de compléter l’information des fiches et en permettre une meilleure exploitation. On veillera notamment à pouvoir référencer :

        • Les causes et conséquences liées aux fiches
        • Les coûts associés aux fiches et/ou aux plans d’actions associées
        • Les produits impactés par la non-conformité
        • les documents, images,… associés aux fiches et actions

Attention !

Une restriction trop grande des données pouvant être associées aux fiches conduit à un outil qui à terme deviendra peu pertinent. Des informations qui seraient saisies dans des champs texte « mélangées » à d’autres rendraient leur exploitation sinon impossible à tout le moins très compliqué.

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform dispose naturellement de tous les champs de saisie spécifiques vous permettant de caractériser précisément votre non-conformité. Toutes ces informations, précisément identifiées, peuvent être utilisées à des fins de traçabilité, d’exploitation, d’impression, d’indicateurs,…

Vous pouvez de plus associer des fichiers aux fiches et actions sans aucune contrainte de nombre, de taille et de format.

A chaque fiche de non-conformité identifiée, votre logiciel de gestion des non-conformités doit vous permettre d’associer des actions de correction et d’en faire un suivi précis. Aucune action ne doit être « oubliée » et chaque responsable doit connaître sa charge de travail pour assurer toujours un maximum d’efficacité.

Attention !

L’étape découlant de l’identification des fiches est la mise en place d’un plan d’actions. Trop souvent, cela se résume à un champ de saisie avec 2 ou 3 informations complémentaires et rien d’autre ! Si vous souhaitez que vos non-conformités se transforment en opportunités, veillez à ce que le paramétrage et la gestion des plans d’actions soient des fonctionnalités complètes et abouties.

Réponse de QALITEL conform

Vous disposez au sein de QALITEL conform d’un environnement dédié à la gestion des actions. Des tableaux de bord spécifiques aux Gestionnaires et aux Utilisateurs permettent de garantir le suivi de toutes les actions et la gestion des retards. Plus aucune action ne pourra ainsi être oubliée !

Votre logiciel de gestion des non-conformités va engranger de très nombreuses données dont le besoin d’une exploitation externe se fera sentir tôt ou tard (Edition de rapports – Transmission à des clients  / Fournisseurs de documents de synthèse,…). 

Attention !

L’extraction des données est considérée trop souvent dans les logiciels comme secondaire, privilégiant  les consultations en ligne. On se retrouve alors à devoir « bricoler » des documents en faisant des copier/coller ou en ressaisissant des données.

Réponse de QALITEL conform

Au sein de QALITEL conform, dans toutes les listes vous disposez d’une fonction d’export au format Excel/CSV de vos données. De plus, un moteur d’impression vous permet de générer sous votre traitement de texte (Microsoft Word – LibreOffice…) des rapports dont vous maitrisez totalement la mise en forme et le contenu en y intégrant des champs de fusion proposés par le logiciel. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion des non conformités / plans d’actions peuvent ainsi être extraites.

Faire adhérer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise à un outil n’est pas toujours chose aisée. La simplicité d’utilisation et l’accès immédiat à l’information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.

Attention !

Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » du portail utilisateur proposé qu’aux fonctionnalités intégrées qui sont parfois limitées.

Réponse de QALITEL conform

Afin d’assurer l’adhésion de vos utilisateurs à l’utilisation de votre solution de gestion des non conformités / plans d’actions, QALITEL conform met à votre disposition un portail dédié aux utilisateurs  reprenant les principes ergonomiques des applications utilisées quotidiennement par nous tous.

Selon le paramétrage des Gestionnaires, vos utilisateurs auront la possibilité de créer – renseigner – compléter des fiches et / ou des actions dans un contexte dédié et maîtrisé. Leur tableau de bord personnel leur indiquera en permanence les informations les concernant.

Sa simplicité d’utilisation ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche internet.

Les indicateurs sont des éléments essentiels dans l’exploitation des données issues de votre logiciel de non conformités / plans d’actions correctives. Ils vous permettent de suivre les types de problèmes rencontrés, la répartition par fournisseurs, causes, conséquences, responsables,…. de vos non conformités et vous aident dans le pilotage des décisions pour une amélioration permanente de l’efficacité et de l’efficience de votre système.

Attention !

Chaque entreprise dispose de ses propres exigences / besoins en terme d’indicateurs et il est donc nécessaire que votre logiciel vous permettent de créer librement les vôtres Des indicateurs tout faits non personnalisables n’auront que peu d’intérêt et vous perdrez ainsi un outil précieux pour votre amélioration continue.

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform est fourni avec de très nombreux exemples d’indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) vous permettant de suivre immédiatement les principaux points de votre gestion des non conformités / plans d’actions.

L’environnement Statistiques qui vous est proposé est entièrement configurable. Vous pouvez donc modifier / dupliquer les indicateurs fournis ou bien créer les vôtres. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion des non conformités – actions correctives peuvent être exploitées sous forme d’indicateurs graphiques. De plus, tous vos indicateurs peuvent ensuite être exportés sous forme d’images et ainsi intégrés à vos documents, Emails,….

Pousser l’information auprès des personnes intervenant dans la gestion des non conformités et leurs plans d’actions correctives associés est fondamental et vous garantit une réactivité dans le traitement de l’information. Vous devez aussi veiller à disposer d’un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toutes dérives.

Attention !

Un logiciel même bien configuré et renseigné par les Gestionnaires principaux n’a d’intérêt que s’il est adopté par les Utilisateurs. Ceux-ce ne sont pas en permanence connectés et il est donc important de leur apporter l’information sans  les contraindre à devoir se connecter « pour voir ».

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform dispose d’un module complémentaire d’envoi d’Emails entièrement configurable. Il vous permet d’envoyer selon vos besoins des Emails pour informer ou relancer les intervenants sur tous les événements gérés par votre logiciel de gestion des non-conformités – plans d ‘actions correctives. La fréquence d’envoi ainsi que le contenu des Emails envoyés sont entièrement paramétrables.  Aucun risque alors de submerger vos utilisateurs d’Emails trop fréquents ou peu pertinents.

Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion des non-conformités /plans d’actions correctives  est importante. Il est impératif de pouvoir gérer les comptes de vos utilisateurs simplement mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel de gestion des événements indésirables / non-conformités s’intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s’appuyer / communiquer avec votre infrastructure (Connexion SSO, LDAP, ActiveDirectory).

Attention !

Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel de gestion des non-conformités. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et/ou peuvent faire l’objet de coûts additionnels. Soyez vigilants à ces aspects même si dans un premier temps cela n’est pas votre priorité.

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform vous offre toutes les possibilités vous permettant de faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (Complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO,…). Tout est disponible en standard et vous activez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Ce haut niveau de sécurité vous permet d’ouvrir l’accès du logiciel à des utilisateurs externes si le besoin se fait sentir.

2 aspects à envisager dans votre comparatif de solutions de gestion des non-conformités. Le besoin de disposer d’une application fonctionnant sous différentes langues et/ou le besoin de changer la terminologie de l’interface car celle-ci ne correspond pas à votre langage « métier ».

Attention !

Pour qu’un logiciel soit adopté par les utilisateurs, il faut qu’il puisse être compréhensible immédiatement par tous. Si l’adaptation des libellés de l’interface n’est pas possible naturellement, passez votre chemin car ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.

Réponse de QALITEL conform

QALITEL conform met à votre disposition une interface vous permettant de  gérer autant de langues que nécessaire. Une langue peut être une traduction intégrale de l’interface dans une langue étrangère et/ou le changement de quelques termes pour adapter le logiciel à votre vocabulaire interne. QALITEL conform est  fourni en standard français et anglais.

Chaque utilisateur peut choisir sa langue qui est ensuite mémorisée dans son profil utilisateur.

Critères de choix Commerciaux ...

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