Comment choisir un logiciel de Gestion des audits et des plans d'actions

Devant la multiplicité des offres de logiciels de gestion des audits et actions, nous avons réalisé qu’il n’était pas facile de faire un choix.

Depuis 1993, SCOQI édite la Gamme QALITEL qui regroupe des logiciels de gestion de la qualité dont QALITEL audit, logiciel de gestion des audits et actions.

A ce titre, nous avons l’expérience et le recul nécessaire pour vous aider dans votre choix.

Nous avons synthétisé les principaux critères décisionnels, fonctionnels et commerciaux pris en compte par nos clients, critères que vous trouverez ci-après .

Critères de choix Fonctionnels

Cette rubrique détaille les critères de choix d’ordre fonctionnels à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un logiciel de gestion des audits et des plans d’actions.

Dans le cas d’audits internes ou fournisseurs et de manière à garantir une homogénéité des résultats, vous pouvez élaborer des questionnaires qui seront alors « réutilisables » pour vos différents audits. La saisie de vos questionnaires dans votre logiciel doit être suffisamment souple pour couvrir les différents besoins et référentiels.

Attention !

Le fait de ne pas être en mesure de paramétrer des questionnaires, de les gérer , les faire évoluer,… sera un frein certain à l’utilisation de votre logiciel par vos auditeurs..

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit permet de créer intégralement vos questionnaires d’audits selon vos besoins sans limite et contrainte de nombre de chapitre et des questions. Vous pouvez alors gérer les réponses des auditeurs aux questionnaires qui leur sont fournis.

La flexibilité de QALITEL audit vous permet aussi de réaliser des audits ne s’appuyant pas sur un questionnaire.

De plus, QALITEL audit est fourni avec plusieurs questionnaires prêts à l’emploi s’appuyant sur la norme ISO 9001.

D’un secteur d’activité à l’autre, d’un type d’audit à un autre, il est nécessaire de disposer d’un logiciel suffisamment flexible pour s’adapter à tous les types d’audits que vous pouvez être amenés à rencontrer. Il est donc essentiel de porter une attention toute particulière au paramétrage des masques de saisie pour valider certains points tels que :

        • Paramétrage des champs de saisie mis à disposition de vos utilisateurs
        • Possibilité d’initialiser des champs, les rendre obligatoires,…
        • Gérer les étapes nécessaires au traitement de chaque type d’audit

Attention !

Un manque de flexibilité dans les masques de saisie mis à disposition de vos utilisateurs entrainerait  à coup sur un rejet du logiciel. Le logiciel doit s’adapter à vos besoins et non l’inverse.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit permet aux Gestionnaires de modéliser les différents types d’audits tant sur les champs et leurs propriétés associées que sur les phases que suivront les audits associés au modèle.

Chaque étape de traitement de l’audit dispose de son propre masque de saisie afin que les utilisateurs n’aient que les informations nécessaires à leur travail.

Ce paramétrage vient en complément de celui effectué au niveau des questionnaires d’audits décrits précédemment.

Votre logiciel de gestion des audits (et des plans d’actions associés) doit vous permettre de collecter toutes les informations nécessaires à la gestion de vos audits de leur planification à leur clôture.

Ainsi, de nombreuses informations doivent pouvoir être saisies pour vous permettre une meilleure exploitation de vos audits. On veillera notamment à pouvoir référencer :

        • Les intervenants des audits : Auditeurs, audités et observateurs
        • Les coûts associés aux audits et/ou aux plans d’actions associés
        • Les personnes en diffusion de l’audit
        • les documents associés aux audits et actions

Attention !

Une restriction trop grande des données pouvant être associées aux audits conduit à un outil qui à terme deviendra peu pertinent. Des informations seraient saisies dans des champs texte « mélangées » à d’autres rendraient leur exploitation sinon impossible à tout le moins très compliqué.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit dispose naturellement de tous les champs de saisie spécifiques vous permettant de caractériser précisément votre audit. Toutes ces informations, précisément identifiées, peuvent être utilisées à des fins de traçabilité, d’exploitation, d’impression, d’indicateurs,…

Vous pouvez de plus associer des fichiers aux audits et actions sans aucune contrainte de nombre, de taille et de format.

Les auditeurs doivent disposer d’une interface leur permettant de renseigner les audits dont ils sont en charge de manière simple et conviviale. Ils doivent être en mesure :

        • de répondre aux questions du questionnaires
        • de saisir les écarts et propositions d’actions
        • d’effectuer divers annotations
        • d’associer si besoin des documents
        • ….

Attention !

Pour les auditeurs, le but principal est la conduite de leur audit et des informations qu’ils pourront collecter. Une interface peu conviviale leur ferait perdre un temps précieux et impacterait les résultats de l’audit.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit fournit un environnement dédié aux Auditeurs pour la saisie de l’audit : Réponses aux questions, affectation des notes, saisie des actions et documents associés,… et tout cela dans un contexte maîtrisé défini par les Gestionnaires.

La convivialité a été particulièrement travaillée pour permettre aux auditeurs une saisie rapide et complète de toutes les données collectées lors de l’audit.

Pour chaque audit, votre logiciel de gestion des audits doit vous permettre d’associer des actions préventives et d’en faire un suivi précis. Aucune action ne doit être « oubliée » et chaque responsable doit connaître sa charge de travail pour assurer toujours un maximum d’efficacité.

Attention !

Dans le cas d’écarts identifiés par les auditeurs, la mise en place d’un plan d’actions est primordial. Trop souvent, cela se résume à un champ de saisie avec 2 ou 3 informations complémentaires et rien d’autre ! Si vous souhaitez que vos audits soient pleinement efficaces, veillez à ce que le paramétrage et la gestion des plans d’actions soient des fonctionnalités complètes et abouties.

Réponse de QALITEL audit

Vous disposez au sein de QALITEL audit d’un environnement dédié à la gestion des actions. Des tableaux de bord spécifiques aux Gestionnaires et aux Utilisateurs permettent de garantir le suivi de toutes les actions et la gestion des retards. Plus aucune action ne pourra ainsi être oubliée !

Les actions peuvent être rattachées directement à l’audit mais également aux questions du questionnaire sur lequel s’appuie l’audit.

De la planification des audits jusqu’à leur clôture, vous devrez être en mesure de générer des documents et des indicateurs tels que :
      •  Convocation aux audits
      • Sortie du questionnaire pour les auditeurs
      • Rapport d’audits
      • Plans d’actions global, par audit et par responsable
      • Résultats par chapitres
      • Comparaison d’audits, de fournisseurs,…

Attention !

L’extraction des données est considérée trop souvent dans les logiciels comme secondaire, privilégiant  les consultations en ligne. On se retrouve alors à devoir « bricoler » des documents en faisant des copier/coller ou en ressaisissant des données. Les étapes préalables à la réalisation des audits amènent à générer des documents qu’il faut pouvoir sortir automatiquement sinon cela est excessivement chronophage.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit dispose d’un puissant moteur d’impression vous permettant, en s’appuyant sur toutes les données saisies, de générer les convocations aux audits, les documents supports à l’audit, les rapports d’audits, les plans d’actions par audit, responsable,… De très nombreux modèles sont proposés et prêts à l’emploi. Il ne vous reste plusqu’à y intégrer votre logo ! Tous ces modèles sont compatibles avec votre traitement de texte (Microsoft Word – LibreOffice…). Vous maîtrisez totalement la mise en forme ainsi que le contenu en y intégrant des champs de fusion proposés par le logiciel.

De plus au sein de QALITEL audit, dans toutes les listes, vous disposez d’une fonction d’export au format Excel/CSV de vos données. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion des audits / plans d’actions peuvent ainsi être extraites.

Faire adhérer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise à un outil n’est pas toujours chose aisée. La simplicité d’utilisation et l’accès immédiat à l’information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.

Attention !

Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » du portail utilisateur proposé qu’aux fonctionnalités intégrées qui sont parfois limitées.

Réponse de QALITEL audit

Afin d’assurer l’adhésion de vos utilisateurs à l’utilisation de votre solution de gestion des audits / plans d’actions, QALITEL audit met à votre disposition un portail dédié aux utilisateurs  reprenant les principes ergonomiques des applications utilisées quotidiennement par nous tous.

Selon le paramétrage des Gestionnaires, vos utilisateurs auront la possibilité de créer – renseigner – compléter des fiches d’audits  et / ou des actions dans un contexte dédié et maîtrisé.. Leur tableau de bord personnel leur indiquera en permanence les informations les concernant.

Pour les auditeurs, un accès direct à leur environnement de saisie de l’audit (réponse aux questions, notation,…) est prévu.

La simplicité d’utilisation du portail ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche internet.

Les indicateurs sont des éléments essentiels dans l’exploitation des données issues de votre logiciel de gestion d’audits / plans d’actions correctives. Ils vous permettent de suivre les évolutions d’audits, la répartition par fournisseurs, référentiels, responsables,…. de vos audits et vous aident dans le pilotage des décisions pour une amélioration permanente de l’efficacité et de l’efficience de votre système.

Attention !

Chaque entreprise dispose de ses propres exigences / besoins en terme d’indicateurs et il est donc nécessaire que votre logiciel vous permettent de créer librement les vôtres Des indicateurs tout faits non personnalisables n’auront que peu d’intérêt et vous perdrez ainsi un outil précieux pour votre amélioration continue.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit est fourni avec de très nombreux exemples d’indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) vous permettant de suivre immédiatement les principaux points de votre gestion des audits / plans d’actions.

L’environnement Statistiques qui vous est proposé est entièrement configurable. Vous pouvez donc modifier / dupliquer les indicateurs fournis ou bien créer les vôtres. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion des audits – actions préventives peuvent être exploitées sous forme d’indicateurs graphiques. De plus, tous vos indicateurs peuvent ensuite être exportés sous forme d’images et ainsi intégrés à vos documents, Emails,….

Pousser l’information auprès des personnes intervenant dans la gestion des audits et leurs plans d’actions préventives  associés est fondamental et vous garantit une réactivité dans le traitement de l’information. Vous devez aussi veiller à disposer d’un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toutes dérives.

Attention !

Un logiciel même bien configuré et renseigné par les Gestionnaires principaux n’a d’intérêt que s’il est adopté par les Utilisateurs. Ceux-ce ne sont pas en permanence connectés et il est donc important de leur apporter l’information sans  les contraindre à devoir se connecter « pour voir ».

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit dispose d’un module complémentaire d’envoi d’Emails entièrement configurable. Il vous permet d’envoyer selon vos besoins des Emails pour informer ou relancer les intervenants sur tous les événements gérés par votre logiciel de gestion des audits – plans d ‘actions préventives. La fréquence d’envoi ainsi que le contenu des Emails envoyés sont entièrement paramétrables.  Aucun risque alors de submerger vos utilisateurs d’Emails trop fréquents ou peu pertinents.

Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion des audits /plans d’actions correctives  est importante. Il est impératif de pouvoir gérer les comptes de vos utilisateurs simplement mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel de gestion des audits s’intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s’appuyer / communiquer avec votre infrastructure (Connexion SSO, LDAP, ActiveDirectory).

Attention !

Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel de gestion des audits. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et/ou peuvent faire l’objet de coûts additionnels. Soyez vigilants à ces aspects même si dans un premier temps cela n’est pas votre priorité.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit vous offre toutes les possibilités vous permettant de faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (Complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO,…). Tout est disponible en standard et vous activez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Ce haut niveau de sécurité vous permet d’ouvrir l’accès du logiciel à des utilisateurs externes si le besoin se fait sentir.

2 aspects à envisager dans votre comparatif de solutions de gestion des audits. Le besoin de disposer d’une application fonctionnant sous différentes langues et/ou le besoin de changer la terminologie de l’interface car celle-ci ne correspond pas à votre langage « métier ».

Attention !

Pour qu’un logiciel soit adopté par les utilisateurs, il faut qu’il puisse être compréhensible immédiatement par tous. Si l’adaptation des libellés de l’interface n’est pas possible naturellement, passez votre chemin car ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.

Réponse de QALITEL audit

QALITEL audit met à votre disposition une interface vous permettant de  gérer autant de langues que nécessaire. Une langue peut être une traduction intégrale de l’interface dans une langue étrangère et/ou le changement de quelques termes pour adapter le logiciel à votre vocabulaire interne. QALITEL audit est  fourni en standard français et anglais.

Chaque utilisateur peut choisir sa langue qui est ensuite mémorisée dans son profil utilisateur.

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