Choisissez votre logiciel de gestion documentaire qualité - logiciel GED

QALITEL doc

COUVERTURE FONCTIONNELLE EN QUELQUES POINTS

Gestion documentaire GED

Enregistrement rapide de vos documents.
Gestion du document de référence et du document protégé pour la diffusion.
Gérez tout type de document et de toute taille. Aucune limitation. GED, Gestion électronique des documents, gestion des documents, gestion documentaire sont les maîtres mots pour définir QALITEL doc. Sans oublier logiciel de gestion documentaire Qualité - GED.

Révision des documents

Création et gestion de vos propres circuits de validation documentaire (cycle de vie, workflow ). Informez et relancez les responsables en cas de retard. QALITEL doc vous permet de crééer autant de worflow que vous le souhaitez, en fonction de vos besoins.

Diffusion des documents

Diffusion publique ou diffusion contrôlée avec demande d'accusé de réception possible ainsi que signature électronique. Pilotez la diffusion de vos documents avec la plus grande précision. Des assistants vous sont proposés pour des traitements par lot selon vos propres critères.

Indicateurs Qualité de votre GED

Transformez toutes vos données en indicateurs qualité. Un environnement statistique personnalisable vous attend. Réalisez tout type d'indicateur et tout type de graphique pour exploiter rapidement et visuellement vos données.

Générateur Automatique d'e-mails (G.A.E)

Informez, relancez automatiquement par e-mail. Une fois vos modèles d'e-mails écrits et paramétrés, faites confiance au GAE. Il enverra AUTOMATIQUEMENT la bonne information au bon moment à la bonne personne.

Messagerie Instantannée Intégrée (Chat)

Communiquez en direct avec les utilisateurs connectés ou laissez des messages que vos collègues consulteront plus tard. Vous saurez, pour chacun de vos messages, quand celui-ci aura été lu par votre interlocuteur. Votre logiciel de gestion documentaire QALITEL doc est un véritable outil de communication interne.

Portail utilisateur de votre gestion documentaire GED

Une interface simplifiée mais efficace pour une prise en main aisée et sans formation. Découverte intuitive des fonctionnalités offertes et paramétrables par l'administrateur. C'est pourquoi nous pouvons vous assurer que toute personne sachant se servir d'un moteur de recherche, se sentira à l'aise avec le portail de gestion documentaire de QALITEL doc.

MAIS ENCORE, ...

Rapports sous Word ou libreoffice

Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document. En vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel de gestion des documents, selon vos propres modèles de document.

Export sous Excel ou libreoffice

Toutes les données de votre logiciel de gestion des documents s'exportent sous Excel pour une exploitation personnalisée.
Vous pouvez donc réaliser un Export complet ou partiel
.

SCHEMA FONCTIONNEL DE VOTRE LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE QUALITE

schéma explicitant les processus de gestion documentaire de QALITEL doc. QALITEL doc, votre logiciel de GED.

SIMPLIFIEZ VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE GED EN MAÎTRISANT LES ÉVOLUTIONS DE VOS DOCUMENTS ET LEURS DIFFUSIONS.

Logiciel de gestion documentaire ( ou logiciel de gestion électronique des documents – GED  ) en version FullWeb. QALITEL doc vous permet, la gestion, la diffusion, la traçabilité, la fiabilité, la confidentialité, et l’archivage. Ainsi que l’historique de l’ensemble des documents générés par votre système qualité.
Ce logiciel qualité est conçu pour s’adapter à tout type de système de gestion documentaire existant.
Doté de son module de traduction, il vous permettra d’étendre très facilement le champ d’application de votre gestion documentaire. Donc,  sans limite géographique ni linguistique.
Par conséquent, vous pouvez adapter vous-même ce logiciel à vos exigences et à votre langage technique d’entreprise ou d’organisation.

LE BON DOCUMENT, À LA BONNE PERSONNE, AU BON MOMENT.

QALITEL doc s’intègre totalement dans votre environnement bureautique et exploite la documentation existante.

  • Maîtriser l’élaboration de l’ensemble de vos documents.
  • Assurer la circulation des seuls documents en vigueur en évitant les non-conformités liées à l’utilisation de documents obsolètes.
  • Tendre vers le zéro papier par la mise en oeuvre de portails de consultation et de gestion documentaire individualisés.
  • Garantir une évolution documentaire cohérente.
  • Gagner du temps et de l’argent dans la gestion.
  • Assurer une circulation sécurisée de vos documents.
  • Réussir votre audit documentaire.

Pourquoi une version Fullweb ?

Réponse : Portabilité. Vous pouvez effectivement installer nos logiciels sur un PC portable, ou sur un PC de bureau dans leurs versions monoposte. Vous pouvez aussi installer nos logiciels sur votre propre serveur d’entreprise pour une utilisation réseau locale ou étendue (multi-sites). Ou tout simplement faire héberger votre logiciel sur un de nos serveurs SCOQI. Consultez la page sur les « informations techniques » pour plus de précisions.

QALITEL doc en version Fullweb, c’est la possibilité de partager l’information au travers d’une application performante, efficace et pertinente. Et ce, sans aucune contrainte géographique (Intranet/Extranet).

Avec QALITEL doc, véritable outil de communication transversale, vous allez pouvoir saisir, enregistrer, diffuser et gérer tous vos documents. La création et la révision de vos documents pourront être gérées en Workflow.  Et bien sur, ou que vous soyez, vous et les personnes associées au traitement.
QALITEL doc, votre logiciel de GED immédiatement opérationnel.

FONCTIONNALITÉS DE QALITEL doc - Logiciel de gestion documentaire qualité- GED

  • Logiciel GED : Gestion électronique de documents – logiciel de Gestion documentaire.
  • Gestion en workflow (cycle de vie) de toutes les données saisies  dans ce logiciel de gestion des documents.
  • Administration et partage de l’information selon habilitations.
  • Administration et suivi de l’évolution du traitement de l’information (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment et Pourquoi).
  • Saisie et gestion des documents selon délégation.
  • Définition possible de modèles de cycles de vie (workflow) et de diffusion des documents (diffusion documentaire).
  • Visualisation graphique des plannings d’actions (mensuel, annuel…).
  • Gestion des délais, paramétrage des retards. (cycle de vie et gestion des documents, diffusion des documents, validation des AR de documents).
  • Réalisation automatique d’indicateurs graphiques.
  • Personnalisation de vos rapports, listings, documents papiers au travers de Word ou libreoffice (format RTF).
  • Module de traduction multi-langue.
  • Utilisez le Générateur Automatique d’E-mails (GAE) pour informer et relancer vos interlocuteurs. Comme le GAE est entièrement paramétrable, vous pouvez réaliser vous même vos campagnes d’e-mailing avec une maîtrise totale. (champs de fusion pour publipostage…)

QUELQUES COPIES D'ECRAN DU LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE QUALITE GED

QUELQUES COPIES D'ECRAN DU PORTAIL UTILISATEUR - GESTION DOCUMENTAIRE

CREATION ET REVISION DES DOCUMENTS. Cycle de Vie - Workflow pour la validation de vos documents grâce à notre logiciel de gestion documentaire Qualité - GED.

QALITEL doc vous permet de gérer tous type de documents (word, excel, publisher, powerpoint, libre office, pdf, images, vidéos, etc…)
Il n’y a aucune restriction en terme de format de fichier.
QALITEL doc gère donc tous vos documents existants et à venir !

Faîtes valider ou pas votre document au travers d’un circuit de validation avec gestion des alertes, des retards et relances automatique au travers des tableaux de bord et par e-mail.

Chaque document pourra avoir son propre cycle de vie. Vous pouvez créer autant de modèles de cycle de vie que vous le souhaitez. Et surtout, avec autant de phases que vous le souhaitez par cycle de vie.
Vous pourrez ensuite modifier le circuit de validation de ce document uniquement.

Tout est paramétrable et souple. Le but étant de s’appuyer sur des modèles pour gagner du temps et fiabiliser votre gestion documentaire.
Le logiciel de gestion documentaire QALITEL doc vous permettra une gestion aisée et fiable de votre système documentaire.
Une véritable GED s’offre à vous !

COMMENT DIFFUSER DES DOCUMENTS AVEC NOTRE LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE QUALITE

Diffusez vos documents en format natif ou en format PDF auprès de vos propres modèles de listes de diffusion modulables (groupes d’utilisateurs).
Vous avez la possibilité de demander un accusé de réception ou pas, d’activer ou pas la signature électronique..

Les utilisateurs sont automatiquement prévenus au travers de leur tableau de bord et/ou par e-mails (si vous le souhaitez) de la diffusion d’un ou d’une liste de documents et des retards de validation des accusés de réception.

Chaque document, lu ou consulté, enrichi un journal vous permettant de profiter des statistiques sur l’usage réservé à vos documents. Faîtes ainsi du tri sur les documents non utilisés. Profitez de ces statistiques pour ajuster votre politique documentaire et gestion documentaire.

LIAISONS DOCUMENTAIRES ENTRE VOS DOCUMENTS QUALITE

Donnez la possibilité aux utilisateurs de rebondir facilement d’un document à l’autre en établissant des liaisons documentaires entre vos différents documents. Ce maillage documentaire sous forme de représentation graphique permet une navigation dynamique aisée au travers de votre système documentaire.

Cette représentation graphique est très appréciée de nos clients car elle permet un visualisation instantanée des relations documentaire.  C’est pourquoi elle propose une alternative intéressante en terme de recherche de document

ARCHIVAGE DES DOCUMENTS QUALITE - LOGICIEL QUALITE GED

Lorsque vous rendez applicable un document venant de changer d’indice de révision, QALITEL doc vous propose d’archiver la version précédente.
Vous aurez ainsi la garantie de la traçabilité totale des différentes versions de vos documents.
Toutes les informations sont ainsi gardées et archivées (cycles de vie, diffusion, document natif, etc.) .
Ce qui vous garantit un historique complet de votre système de gestion de documents.
Vous pourrez ensuite bénéficier de votre propres règles d’archivage. Ainsi vous pourrez mettre en place la destruction éventuelle de vos archives (délais légaux, conseils normatifs, règlement intérieur etc …)
QALITEL doc est un logiciel de gestion documentaire Qualité, une GED. Ce en quoi il répond parfaitement aux exigences des différentes normes ISO.

 

MOTEUR DE RECHERCHE SIMPLE OU MULTI-CRITERES

La recherche d’une information au sein de votre logiciel de gestion documentaire qualité (GED ) n’aura jamais été aussi facile. Les mots clés de recherche sont automatiquement créés au fur et à mesure de votre saisie.
Cependant, si votre recherche devient complexe, vous disposerez alors de fonctionnalités de recherche avancées très puissantes.
Si vous devez effectuer assez souvent la même recherche, il vous est possible de l’enregistrer (requêtes enregistrées). Il vous suffira alors de sélectionner cette requête dans une liste pour appliquer votre recherche.
Si votre base documentaire est riche de diversité et conséquente, alors QALITEL doc saura satisfaire vos besoins.
Rien ne pourra plus vous échapper, et ce, à une vitesse vertigineuse.

COTE UTILISATEURS - PORTAIL DOCUMENTAIRE- Faciliter l'accès à l'information

Vous disposez d’une interface simplifiée pour les utilisateurs n’ayant pas vocation à paramétrer le logiciel. Ils disposent alors d’un portail de type « moteur de recherche ». Cette interface, le portail,  mettra à leur disposition toutes les données les concernant et UNIQUEMENT les données qui les concernent. Ils pourront inter-agir selon leurs habilitations en validant une information par exemple. Ou en saisissant leur réponse. Ils pourront saisir la partie d’un formulaire qui les concerne, donner leur accord ou pas dans le cadre du workflow..
Mais avant toute chose, ils pourront tout simplement consulter leurs informations.

Le portail utilisateur est fourni avec son propre moteur de recherche intégré. La prise en main en est aisée pour toute personne ayant l’habitude de surfer sur le web.

L’accès se fait à l’aide d’un simple lien, au travers du navigateur web. A l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe.

La connectivité LDAP (module optionnel), peut permettre de demander la saisie du mot de passe de votre annuaire LDAP. De plus, si vous activez l’AD (active directory), l’utilisateur sera automatiquement reconnu. IL ne lui sera pas nécessaire de saisir son identifiant et mot de passe. Il sera ainsi placé dans son interface avec ses données car automatiquement reconnu.

GESTION DES UTILISATEURS - Définir les droits de chacun

Le module de gestion des utilisateurs vous permet de déclarer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez et d’en définir les modalités d’accès.

Le principe est de créer des groupes d’utilisateurs en leur définissant des permissions et habilitations fonctionnelles. Chaque utilisateur appartenant à un groupe hérite automatiquement des droits du groupe.  Ce qui réduit considérablement le temps de paramétrage et donne une bonne lisibilité sur les possibilités allouées à chacun.

Ces utilisateurs peuvent être créés manuellement ou par le biais du module d’import mais aussi par la connectivité LDAP (connexion directe sur votre annuaire d’entreprise – selon critères de filtre).
Si vous activez l’Active Directory (AD), alors chaque utilisateur sera reconnu et identifié automatiquement dans QALITEL doc, il ne sera plus nécessaire de demander identifiant et mot de passe de connexion.

SIGNATURE ELECTRONIQUE -Où comment être sûr de qui a fait quoi .... 

Le module de signature électronique permet de s’assurer qu’il s’agit bien de la bonne personne ayant effectuée une action particulière au sein du logiciel. Cette signature est notamment nécessaire dans le cadre de la satisfaction aux exigences de normes et référentiels, comme la 21 CFR Part 11.

Ainsi, pour chaque étape de validation, si vous activez ce module, la signature électronique intégrée sera exigée et tracée.
Ceci concerne :
– la validation des accusés de réception en diffusion de documents.
– la validation d’une étape dans le cadre d’un workflow (cycle de vie).

LDAP CONNECTIVITE -paramétrage des accès facilité 

Connectez-vous sans saisir votre mot de passe tout en étant identifié !
Tel est l’objet de ce module.
LDAP est l’acronyme de Lightweight Directory Access Protocol.
Ce protocole permet de centraliser les informations des personnes en terme d’authentification sous la forme d’un annuaire.
Cet annuaire peut donc comprendre, les noms, prénoms, téléphones, adresses e-mails, fonction etc. Et définir des droit sur le réseau informatique :
– droit d’accéder à un serveur.
– autorisation d’accéder à un dossier sur un serveur
– permission d’utiliser une imprimante, un scanner etc …

 Le module LDAP que nous proposons permet le couplage de notre logiciel à votre annuaire LDAP.

Vous pourrez ainsi récupérer l’ensemble, ou partie de votre annuaire. Et ce, sans qu’il soit nécessaire de saisir les noms des personnes (une forme d’import de données).

L’intérêt de ce couplage pour le paramétrage, réside dans le fait que le jour ou vous changez une donnée dans votre annuaire LDAP, nos logiciels QALITEL héritent naturellement de la modification. Ceci sera particulièrement utile le jour ou, par exemple, toutes les adresses e-mails de l’entreprise changent.

Vous pouvez donc offrir aux utilisateurs de notre logiciel, la possibilité de s’identifier en saisissant leur login et mot de passe LDAP (donc le même que celui permettant d’ouvrir la session Windows).

ACTIVE DIRECTORY

En complément de l’activation de la connectivité LDAP, si vous activez le protocole Active Directory, vous pourrez offrir aux utilisateurs de nos logiciels, la possibilité de lancer l’application sans saisie de mot de passe.
Le couplage à l’annuaire LDAP se fera en arrière plan automatiquement.
La personne sera identifiée et le logiciel se lancera connecté sur le profil utilisateur (en fait, comme s’il avait saisi son mot de passe…)

GENERATEUR AUTOMATIQUE D'E-MAILS (G.A.E.) - Faire circuler l'information 

Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, une fois que vous avez saisi tous vos documents, organisé votre gestion, créé vos groupes de travail, formé vos collaborateurs, votre tâche en tant qu’administrateur consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées.

De ce dynamisme reposant autour de cette gestion, dépendra la fiabilité et l’intérêt du logiciel de gestion des documents. 

Il faut emporter l’adhésion de tous, s’assurer que tout le monde consulte ses données et les gère. Ou tout simplement, s’assurer que tout le monde à connaissance des modifications apportées à chacun des documents qui les concernent. 

Le GAE est livré avec des modèles prêts à l’emploi. Vous déciderez de les activer ou non, de les modifier ou de les dupliquer. Ce module vous permet aussi de créer vos propres modèles de mail.

Le principe est de créer un e-mail modèle dont vous maîtrisez la mise en forme. Pour cela, Il suffit de « poser » des champs de fusion pour qu’il arrive personnalisé dans la boîte mail du destinataire et d’utiliser l’éditeur HTML intégré en standard.

Vous définissez vous-même les conditions d’envoi des e-mails. Dès lors que ces conditions existent, le G.A.E. se charge automatiquement d’envoyer le mail.

Le destinataire reçoit le mail dans sa boîte mail habituelle. Son adresse e-mail doit être paramétrée dans la liste du personnel du logiciel de gestion documentaire QALITEL doc.

STATISTIQUES - INDICATEURS QUALITE. Représentation visuelle et paramétrable de vos indicateurs au sein du logiciel de gestion documentaire Qualité - GED - QALITEL doc

Réalisez vous-même vos indicateurs qualité graphiques à l’aide de ce module. Une interface spéciale vous est proposée pour vous présenter vos différents indicateurs dynamiquement mis à jour. 

Vous choisissez le type de graphique, les requêtes sur les données, vous personnalisez l’environnement graphique (couleurs, titres etc …) et vous définissez la fréquence de rafraîchissement. 

Il n’y a aucune limite au nombre de graphiques que vous pourrez réaliser.

Vous pourrez mettre à disposition des indicateurs graphiques pour les utilisateurs (filtré sur leur nom).

Bien évidemment, chaque graphique utilisateur n’est réalisé qu’une seule fois, en mettant en variable le nom de la personne (son identifiant).

Vous pourrez représenter visuellement vos données sous forme de camembert, d’histogramme, de courbes, de pyramide etc.
De plus, vous pourrez cumuler jusqu’à dix courbes par indicateur (histogrammes + courbes).

Réalisez ainsi des indicateurs comparatifs d’une année sur l’autre. Représentez vos données au trimestre, sur des mois glissants (les 6 derniers mois par exemple). Comparez les performances de vos fournisseurs sur un même graphique …

Il s’agit en effet, d’un module extrêmement puissant qui vous permettra une mise en forme de vos données.
Dès lors que vous aurez choisi vos indicateurs préférés, vous pourrez prendre vos décisions en terme de management. En les appuyant sur des données rationnelles.

LOGICIEL MULTILINGUE- Interface de traduction fournie

QALITEL doc est fourni avec une interface de traduction sophistiquée. Cette interface vous permet de ne traduire que les mots et phrases qui vous sont nécessaires.

Ainsi pour adapter notre logiciel de gestion documentaire QALITEL doc à votre jargon technique, créez votre propre langage. Et choisissez une des langues fournies (français, anglais, allemand et espagnol) en tant que langue d’origine. Les mots traduits par vos soins seront utilisés prioritairement. A défaut, ce seront ceux de la langue d’origine. Vous pourrez donc effectuer une traduction minimaliste pour personnaliser QALITEL doc selon vos besoins.

QALITEL doc est proposé en langue native Français, Anglais, allemand et Espagnol. Vous pouvez ainsi, par exemple, créer votre propre langue Allemande qui s’appuie sur la langue allemande fournie en standard. Et donc, ne traduire que ce qui vous est nécessaire.

Si vous activez la fonction de détection automatique de la langue, alors, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la langue utilisée dans son navigateur web. Chaque utilisateur pourra ensuite, si vous l’y autorisez, changer de langue manuellement en choisissant parmi les langues proposées.

QALITEL doc vous permet de gérer efficacement vos documents sans barrière linguistique et depuis n’importe quel pays (application web). Même si ce logiciel est installé sur un de vos serveurs.

AIDE A L'UTILISATION ET AU PARAMETRAGE - De nombreux assistants à votre disposition

Vous devrez prendre en tant que gestionnaire – administrateur, des décisions de gestion pour de nombreuses données. Pour cela, des assistants vous sont proposés pour vous guider dans ces modifications.

– duplication de liste de document sur un nouvel arrivant.
– remplacement d’une personne par une autre.
– changement de fonction, réinitialisation de dates.
– …
Ces assistants vous permettent des traitements par lots rapidement et efficacement.

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Comment choisir votre logiciel

Le choix d’un logiciel de Gestion documentaire n’est pas chose facile car cela doit prendre en compte de nombreux critères. L’entreprise s’engage alors pour plusieurs années et investira de nombreuses heures de travail dans le paramétrage et la formation sur ce nouvel outil. Il sera aussi une vitrine de l’entreprise que ce soit pour les auditeurs, clients et fournisseurs amenés de près ou de loin à interagir avec le logiciel.
Il est donc essentiel d’avoir à l’esprit les différents critères de comparaison qui vous permettront de choisir l’outil correspondant au mieux à vos besoins.
Vous trouverez ci-après une page regroupant les principaux éléments à prendre en compte lors de votre étude / comparatif.

Selon la taille de l’entreprise, du système documentaire, des contraintes techniques et réglementaires …

Tous ces critères ne sont pas à prendre en compte selon vos besoins, mais vous aurez une liste assez complète des critères de choix pour votre étude comparative.

 

 

 

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