QALITEL doc - logiciel de gestion des documents

COUVERTURE FONCTIONNELLE EN QUELQUES POINTS

Gestion documentaire

Enregistrement rapide de vos documents.
Gestion du document de référence et du document protégé pour la diffusion.
Gérez tout type de document et de toute taille. Aucune limitation.

Révision des documents

Création et gestion de vos propres circuits de validation documentaire (cycle de vie, workflow ) pour informer et relancer les responsables en cas de retard,

Diffusion des documents

Diffusion publique ou diffusion contrôlée avec demande d'accusé de réception possible ainsi que signature électronique. Pilotez la diffusion de vos documents avec la plus grande précision, et à l'aide des assistants.

Indicateurs Qualité

Transformez toutes vos données en indicateurs qualité. Un environnement statistique personnalisable vous attend. Réalisez tout type d'indicateur et tout type de graphique pour exploiter rapidement et visuellement vos données.

Générateur Automatique d'e-mails (G.A.E)

Informez, relancez automatiquement par e-mail. Une fois vos modèles d'e-mails écrits et paramétrés, faites confiance au GAE pour envoyer la bonne information au bon moment à la bonne personne

Portail utilisateur de votre gestion documentaire

Une interface simplifiée mais efficace pour une prise en main aisée et sans formation. Découverte intuitive des fonctionnalités offertes et paramétrables par l'administrateur

Rapports sous Word

Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document en vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel de gestion des documents et selon vos propres modèles de document

Export sous Excel

Toutes les données de votre logiciel de gestion des documents s'exportent sous Excel pour une exploitation personnalisée.
Export complet ou selon filtre préalable

SCHEMA FONCTIONNEL DE VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE

schéma explicitant les processus de gestion documentaire de QALITEL doc

 

SIMPLIFIEZ VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE EN MAÎTRISANT LES ÉVOLUTIONS DE VOS DOCUMENTS ET LEURS DIFFUSIONS.

Logiciel de gestion documentaire ( logiciel de gestion de document ) en version FullWeb, QALITEL doc vous permet, la gestion, la diffusion, la traçabilité, la fiabilité, la confidentialité, l’archivage ainsi que l’historique de l’ensemble des documents générés par votre système qualité. Ce logiciel qualité est conçu pour s’adapter à tout type de système de gestion documentaire. Doté de son module de traduction, il vous permettra d’étendre très facilement le champ d’application de votre gestion documentaire sans limite géographique ni linguistique.
Adaptez vous-même ce logiciel à vos exigences et à votre langage technique d’entreprise ou d’organisation.

 

LE BON DOCUMENT, À LA BONNE PERSONNE, AU BON MOMENT.

QALITEL doc s’intègre totalement dans votre environnement bureautique et exploite la documentation existante..

  • Maîtriser l’élaboration de l’ensemble de vos documents.
  • Assurer la circulation des seuls documents en vigueur en évitant les non-conformités liées à l’utilisation de documents obsolètes.
  • Tendre vers le zéro papier par la mise en oeuvre de portails de consultation et de gestion documentaire individualisés.
  • Garantir une évolution documentaire cohérente.
  • Gagner du temps et de l’argent dans la gestion.
  • Assurer une circulation sécurisée de vos documents.
  • Réussir votre audit documentaire..

Pourquoi une version Fullweb ?

Réponse : Portabilité. Vous pouvez effectivement installer nos logiciels sur un PC portable, un PC de bureau dans leurs versions monoposte. Installer nos logiciels sur votre propre serveur d’entreprise pour une utilisation réseau locale ou étendue (multi-sites) ou tout simplement faire héberger votre logiciel sur un de nos serveurs SCOQI, consulter la page sur les « informations techniques » pour plus de précisions.

QALITEL doc en version Fullweb, c’est la possibilité de partager l’information au travers d’une application performante, efficace et pertinente sans aucune contrainte géographique (Intranet/Extranet).

Avec QALITEL doc, véritable outil de communication transversale, vous allez pouvoir saisir, enregistrer, diffuser et gérer tous vos documents. La création et la révision de vos documents pourront être gérées en Workflow ou que vous soyez, vous et les personnes associées au traitement.

 

FONCTIONNALITÉS DE QALITEL doc

  • Logiciel GED : Gestion électronique de documents
  • Gestion en workflow de toutes les données saisies  dans ce logiciel de gestion des documents
  • Administration et partage de l’information selon habilitations
  • Administration et suivi de l’évolution du traitement de l’information (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment et Pourquoi)
  • Saisie et gestion des documents selon délégation
  • Définition possible de modèles de cycles de vie et de diffusion des documents
  • Visualisation graphique des plannings d’actions (mensuel, annuel…)
  • Gestion des délais, paramétrage des retards (cycle de vie et gestion des documents, diffusion des documents, validation des AR de documents
  • Réalisation automatique d’indicateurs graphiques
  • Personnalisation de vos rapports, listings, documents papiers au travers de Msword (format RTF)
  • Module de traduction multi-langue
  • Utilisez le Générateur Automatique d’E-mails pour informer et relancer vos interlocuteurs. Entièrememnt paramétrable, vous réalisez vous même vos campagnes d’e-mailing avec une maîtrise totale du fond (champs de fusion pour publipostage…)

 

CREATION ET REVISION DES DOCUMENTS – Cycle de Vie – Workflow pour la validation de vos documents

QALITEL doc vous permet de gérer tous type de documents (word, excel, publisher, powerpoint, libre office, pdf, images, vidéos, etc…)
Il n’y a aucune restriction en terme de format de fichier. QALITEL doc gère tous vos documents.

Faîtes valider ou pas votre document au travers d’un circuit de validation avec gestion des alertes, des retards et relances automatique au travers des tableaux de bord et par e-mail.

Chaque document pourra avoir son propre cycle de vie. Vous pouvez créer autant de modèles de cycle de vie que vous souhaitez avec autant de phases que vous le souhaitez par cycle de vie.
Vous pouvez affecter un modèle de cycle de vie (ou circuit de validation) à un document et ensuite modifier le circuit de validation de ce document uniquement.

Tout est paramétrable et souple. Le but étant de s’appuyer sur des modèles pour gagner du temps et fiabiliser votre gestion documentaire.

 

DIFFUSION DES DOCUMENTS

Diffusez vos documents en format natif ou en format PDF auprès de vos propres modèles de listes de diffusion (groupes d’utilisateurs) modulables.
Vous avez la possibilité de demander un accusé de réception ou pas, d’activer ou pas la signature éléctronique..

Les utilisateurs sont automatiquement prévenus au travers de leur tableau de bord et/ou par e-mails de la diffusion d’un ou d’une liste de documents et des retards de validation des accusés de réception.

Chaque document lu ou consulté enrichi un journal vous permettant de profiter des statistiques sur l’usage réservé à vos documents. Faîtes ainsi du tri sur les documents non utilisés ou profitez de ces statistiques pour ajuster votre politique documentaire et gestion documentaire.

 

LIAISONS DOCUMENTAIRES

Donnez la possibilité aux utilisateurs de rebondir facilement d’un document à l’autre en établissant des liaisons documentaires entre vos différents documents. Ce maillage documentaire sous forme de représentation graphique permet une navigation dynamique aisée au travers de votre système documentaire.

 

ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

Lorsque vous rendez applicable un document venant de subir une révision (au travers d’un circuit de validation ou pas), QALITEL doc vous propose d’archiver la version précédente.
Vous aurez ainsi la garantie de la traçabilité totale des différentes versions de vos documents. Toutes les informations sont ainsi gardées (cycles de vie, diffusion, document natif, etc.) et archivées pour vous garantir un historique complet de votre système de gestion de documents.
Vous pourrez ensuite bénéficier de votre propres règles d’archivage pour mettre en place la destruction éventuelle de vos archives (délais légaux, conseils normatifs, règlement intérieur etc …)

 

MOTEUR DE RECHERCHE SIMPLE OU MULTI-CRITERES

La recherche d’une information au sein de votre gestion documentaire n’aura jamais été aussi facile. Celle-ci s’effectue très simplement par la saisie de vos critères. Si votre recherche devient complexe, vous disposerez alors de fonctionnalités de recherche avancées très puissantes.
Rien ne pourra plus vous échapper et à une vitesse vertigineuse.

 

COTE UTILISATEURS – PORTAIL DOCUMENTAIRE- Faciliter l’accès à l’information

Une interface simplifiée pour les utilisateurs n’ayant pas vocation à paramétrer le logiciel. Ils disposent alors d’un portail de type « moteur de recherche » qui leur mettra à disposition toutes les données les concernant. Ils pourront inter-agir selon leurs habilitations en validant une information par exemple, ou en saisissant leur réponse, la partie d’un formulaire qui les concerne, donner leur accord ou pas dans le cadre du workflow, ou tout simplement consulter leurs informations.

Le portail est fourni avec son propre moteur de recherche intégré. La prise en main en est aisée pour toute personne ayant l’habitude de surfer sur le web.

L’accès se fait à l’aide d’un simple lien, au travers du navigateur web, à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe.

La connectivité LDAP (module optionnel), peut permettre de demander la saisie du mot de passe de votre annuaire LDAP et si vous activez l’AD (active directory), alors l’utilisateur sera automatiquement reconnu, sans qu’il soit nécessaire de saisir son identifiant et mot de passe et sera donc placé dans son interface avec ses données car automatiquement reconnu.

 

GESTION DES UTILISATEURS – Définir les droits de chacun

Le module de gestion des utilisateurs vous permet de déclarer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez et d’en définir les modalités d’accès.

Le principe est de créer des groupes d’utilisateurs en leur définissant des permissions et habilitations fonctionnelles. Chaque utilisateur appartenant à un groupe hérite automatiquement des droits du groupe, ce qui réduit considérablement le temps de paramétrable et donne une bonne lisibilité sur les possibilités allouées à chacun.

Ces utilisateurs peuvent être créés manuellement, par le biais du module d’import, par la connectivité LDAP (connexion directe sur votre annuaire d’entreprise – selon critères de filtre).

Outre le mode d’accès protégé au logiciel (idéal pour l’accès au portail utilisateur), ce module est indispensable si vous souhaitez utiliser la gestion du Workflow (cycle de vie).

 

SIGNATURE ELECTRONIQUE –Où comment être sûr de qui a fait quoi …. 

Le module de signature électronique permet de s’assurer qu’il s’agit bien de la bonne personne ayant effectuée une action particulière au sein du logiciel, cette signature est notamment nécessaire dans le cadre de la satisfaction aux exigences de normes et référentiels, comme la 21 CFR Part 11.

Ainsi, pour chaque étape de validation, dès lors que vous activerez ce module, la signature électronique intégrée sera exigée et tracée. Ceci concerne la validation d’accusés de réception en diffusion de documents, la validation d’une étape dans le cadre d’un workflow (cycle de vie), etc …

 

LDAP CONNECTIVITE –paramétrage des accès facilité 

Connectez-vous sans saisir votre mot de passe tout en étant identifié ! Tel est l’objet de ce module 
LDAP est l’acronyme de Lightweight Directory Access Protocol, ce protocole permet

 de centraliser les informations des personnes en terme d’authenification sous la forme d’un annuaire. Cet annuaire peut donc comprendre, les noms, prénoms, téléphones, adresses e-mails, fonction etc … et définir des droit sur le réseau informatique (droit d’accéder à un serveur, à un dossier sur un serveur, droit d’utiliser une imprmante, un scanner etc …)

 Le mot de passe et l’identifiant utilisés par cet annuaire et souvent le mot de passe et l’identifiant utilisé lors de l’ouverture de windows.

Le module LDAP que nous proposons permet le couplage de notre logiciel à votre annuaire LDAP.

Vous pourrez ainsi récupérer l’ensemble, ou partie de votre annuaire (selon les filtres posés) au sein du logiciel, sans qu’il soit nécessaire de saisir les noms des personnes (une forme d’import de données).

L’intérêt de ce couplage pour le paramétrage, réside dans le fait que le jour ou vous changez une donnée dans l’annuaire LDAP, tous les logiciels connectés hériteront naturellement de la modification. Ceci sera paraticulièrement utile le jour ou, par exemple, toutes les adresses e-mails de l’entreprise doivent changer.

Partant de ce couplage, vous pouvez offrir aux utilisateurs de notre logiciel, de s’identifier en saisissant leur login et mot de passe LDAP (donc le même que celui permettant d’ouvrir la session windows.

Si vous activez le protocole Active Directory, vous pouvez offrir aux utilisateurs de nos logiciels, de lancer l’application sans saisie de mot de passe. Le couplage à l’annuaire LDAP se fera en arrîère plan, la personne sera identifiée et le logiciel se lancera dans la configuration de l’utilisateur (comme s’il avait saisi son mot de passe en fait ..)

 

GENERATEUR AUTOMATIQUE D’E-MAILS (G.A.E.) – Faire circuler l’information 

Vous souhaitez informer, relancer communiquer automatiquement avec les utilisateurs de votre logiciel?
=> Alors le Générateur Automatique d’E-mail est fait pour vous. 

Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, une fois que vous avez saisi tous vos documents, organisé votre gestion, créé vos groupes de travail, formé vos collaborateurs, votre tâche en tant qu’administrateur consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées.

De ce dynamisme reposant autour de cette gestion, dépendra la fiabilité et l’intérêt du système. 

Et nous le savons tous, cela n’est pas le plus facile…

Il faut emporter l’adhésion de tous, s’assurer que tout le monde consulte ses données et les gére, ou tout simplement, s’assurer que tout le monde à connaissance des modifications apportées à chacune des informations qui les concernent. 

Ceci n’est pas une tâche des plus aisées et grandie proportionnellement à la taille de l’entreprise.

Fourni avec des modèles prêts à l’emploi que vous décidez d’activer ou non, de modifier, dupliquer, ce module vous permet aussi de créer vos propres modèles de mail.

Le principe est de créer un e-mail modèle dont vous maîtrisez la mise en forme, dans lequel, vous « posez » des champs de fusion pour qu’il arrive personnalisé dans la boîte mail du destinataire.

Dès que la condition d’envoi du mail, que vous aurez vous-même définie, existera, alors le G.A.E. se chargera automatiquement d’envoyer le mail.

Le destinataire recevra le mail dans sa boîte mail habituelle à l’aide de son adresse paramétrée dans la liste du personnel du logiciel. (voir le module import des données, et le module LDAP)

 

STATISTIQUES – INDICATEURS QUALITE – Représentation visuelle et paramétrable de vos indicateurs 

Réalisez vous-même vos indicateurs qualité graphiques à l’aide de ce module ! Une interface spéciale vous est proposée pour vous présenter vos différents indicateurs dynamiquement mis à jour. 

Vous choisissez le type de graphique, les requêtes sur les données, vous personnalisez l’environnement graphique (couleurs, titres etc …) et vous définissez la fréquence de rafrachissement. 

Il n’y a aucune limite au nombre de graphiques que vous pourrez réaliser.

Vous pourrez mettre à disposition des indicateurs grahiques pour les utilisateurs (filtré sur leur nom).

Bien évidemment, chaque graphique utilisateur n’est réalisé qu’une seule fois, en mettant en variable le nom de la personne (son identifiant)

Vous pourrez représenter visuellement vos données sous forme de camembert, d’histogramme, de courbes, de pyramide etc, en cumulant jusqu’à dix courbes par indicateur (histogrammes + courbes).

Réalisez ainsi des indicateurs compartifs d’une année sur l’autre, représentez vos données au trimestre, sur des mois glissants (les 6 derniers mois par exemple), comparez les performances de vos fournisseurs sur un même graphique …

Un module extrêmement puissant qui vous permettra une mise en forme de vos données. Vous pourrez prendre vos décisions en terme de management de votre système en les appuyant sur des données rationnelles.

 

LOGICIEL MULTILINGUE- Interface de traduction fournie

QALITEL doc est fourni avec une interface de traduction sophistiquée vous permettant de ne traduire que les mots et phrases qui vous sont nécessaire en vous appuyant sur le langage de référence.

Ainsi pour adapter QALITEL doc à votre jargon technique en français, créer votre propre langage société et choisissez le français en tant que langue d’origine. Les mots traduits par vos soins serotn utilisés et à défaut, ce seront ceux du la langue d’origine. Vous pourrez donc effectuer une traduction minimaliste pour personnaliser QALITEL doc selon vos besoins.

QALITEL doc étant proposé en langue native Anglais, allemand et Espagnol, vous pouvez ainsi créer votre propre langue Allemande s’appuyant sur la langue allemande fournie en standard et ne traduire que ce qui intéresse.

Si vous activez la fonction de détection automatique de la langue, alors, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la langue utilisée dans son navigateur web. Celui-ci pourra ensuite, si vous l’y autorisez, changer de langue manuellement en choisissant parmi les langues proposées.

QALITEL doc vous permet de gérer efficacement vos documents sans barrière linguistique et depuis n’importe quel pays (application web), même si ce logiciel est installé sur un de vos serveurs (selon les droits mis en oeuvre par votre service informatique)

 

AIDE A L’UTILISATION ET AU PARAMETRAGE – De nombreux assistants à votre disposition

Vous devrez prendre en tant que gestionnaire – administrateur, des décisions de gestion pour de nombreuses données. Pour cela, des assistants vous sont proposés pour vous guider dans ces modifications (duplication de liste de document sur un nouvel arrivant, remplacement d’une personne par une autre, changement de fonction, réinitialisation de dates…)
Ces assistants vous permettent des traitements par lots rapidement et efficacement.





QUELQUES COPIES D'ECRAN

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Comment choisir votre logiciel

Le choix d’un logiciel de Gestion documentaire n’est pas chose facile car cela doit prendre en compte de nombreux critères. L’entreprise s’engage alors pour plusieurs années et investira de nombreuses heures de travail dans le paramétrage et la formation sur ce nouvel outil. Il sera aussi une vitrine de l’entreprise que ce soit pour les auditeurs, clients et fournisseurs amenés de près ou de loin à interagir avec le logiciel.
Il est donc essentiel d’avoir à l’esprit les différents critères de comparaison qui vous permettront de choisir l’outil correspondant au mieux à vos besoins.
Vous trouverez ci-après une page regroupant les principaux éléments à prendre en compte lors de votre étude / comparatif.

Selon la taille de l’entreprise, du système documentaire, des contraintes techniques et réglementaires …

Tous ces critères ne sont pas à prendre en compte selon vos besoins, mais vous aurez une liste assez complète des critères de choix pour votre étude comparative.

 

 

 

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