Qu'est-ce qu'un logiciel de GED (ou GEIDE), un SAE, un ECM ?
La GED (Gestion Électronique de Documents), le SAE (Système d’Archivage Électronique), et l’ECM (Enterprise Content Management) sont des concepts liés à la gestion de l’information en entreprise, mais ils ont des objectifs et des fonctionnalités distincts bien que complémentaires.
Voici les différences clés :
1. Logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED)
- Objectif principal : La GED se concentre sur la gestion et le stockage des documents électroniques pour faciliter leur organisation, leur consultation et leur utilisation au quotidien.
- Fonctionnalités :
- Classement des documents (par dossier, métadonnées, mots-clés, etc.).
- Recherche rapide de documents.
- Gestion des workflows (flux de travail).
- Gestion des versions.
- Contrôle des droits d’accès.
- Usage typique : Gestion des documents opérationnels et collaboratifs (contrats, factures, rapports, courriers, procédures, manuels, instructions, etc.).
- Durée de conservation : Documents généralement conservés pour une utilisation quotidienne ou à moyen terme.
2. Système d’Archivage Électronique (SAE)
- Objectif principal : Le SAE est conçu pour garantir la conservation à long terme des documents, dans des conditions conformes à la législation et aux normes (traçabilité, intégrité, authenticité, etc.).
- Fonctionnalités :
- Conservation pérenne des documents (ex. : contrats légaux, dossiers médicaux, documents fiscaux).
- Garanties d’intégrité et d’authenticité (scellés électroniques, signatures numériques).
- Preuves légales en cas de litige.
- Respect des normes et des réglementations (NF Z42-013, ISO 14641-1, etc.).
- Usage typique : Archivage légal et réglementaire pour des documents qui doivent être conservés sur des périodes définies (ex. : 10 ans pour des factures en France).
3. Enterprise Content Management (ECM) (cliquez-ici)
- Objectif principal : L’ECM est une approche plus large qui englobe la GED et peut inclure des fonctionnalités de SAE. Il vise à gérer l’ensemble des contenus numériques d’une organisation pour améliorer les processus métier.
- Fonctionnalités :
- GED et gestion documentaire.
- Gestion des workflows (flux de travail).
- Collaboration entre équipes.
- Publication multicanale de contenus.
- Usage typique : Gestion globale des contenus dans une entreprise, couvrant la collaboration, la conformité et l’optimisation des processus.
4. IADE – Intégration Automatique des Documents par E-mail
A tout ces concepts, ScoQi ajoute le principe de l’IADE, l’Indexation Automatiques de vos documents par e-mails.
Le principe est en fait tout simple, vous définissez des adresses e-mails sur lesquelles vous souhaitez recevoir divers documents, comme vos factures fournisseurs, vos contrats signés, vos demandes d’embauche, vos documents d’inscriptions divers (cartes d’identités, passeports etc). Vous pourrez donc communiquer ces adresses à vos contacts, renseigner un masque de saisie sur votre site web qui enverra le contenu et les pièces jointes sur une des ces adresses, vous en servir en interne pour faire suivre un mail (une facture fournisseur arrivée sur votre compte) etc…
IADE écoute ces adresses e-mails, récupère les mails selon le protocole IMAP ou POP au choix, créé ainsi un journal de réception des e-mails. Ces e-mails sont automatiquement indexés dans QALITEL doc selon vos critères de paramétrage prédéfinis.
Exemple type et concret pour bien comprendre le concept : vous souhaitez que tous vos fournisseurs vous adressent leurs factures au format PDF par mail, alors créez une adresse e-mail à l’image de votre société. ex : comptabilite-fournisseurs@ma-societe.com et automatiquement, selon vos réglages, chaque mail, chaque facture sera prise en charge dans QALITEL doc dans le cadre du Workflow que vous aurez défini, lancé automatiquement ou pas, rangé et catégorisé automatiquement selon vos propres règles. Plus aucun document ne peux vous échapper. Et l’avantage, c’est que vous êtes dans QALITEL doc, avec la puissance de son moteur de recherche plein texte (les factures scannées seront passées à l’OCR pour en extraire le texte). La gestion des droits d’accès vous garantissant la confidentialité et la sécurité des documents tels que vous l’aurez décidés.
Et bien évidemment, le processus va au delà de ce simple exemple lié aux factures.
5. IACD – Indexation Automatique du Contenu des Documents
Une fois le document intégré à la GED, que ce soit par une saisie manuelle standard, par le biais de l’archivage numérique par scanner, par copie dans un dossier Webdav ou par réception par email à l’aide du module IADE, le module ICAD vous permet de définir des règles d’intégration au sein de la GED en fonction du contenu du document.
Cet outil vous permet de rechercher des mots clés au sein du document et de les affecter à des champs de QALITEL doc. (n° client sur une facture fournisseur, nom d’une société sur un contrat, nom de la personne sur une pièce d’identité etc…
Vous pouvez ainsi extraire par document autant de données que souhaitées pour les intégrer dans les champs de la carte d’identité de vos documents (y compris, bien évidemment, sur les champs que vous aurez vous-même créés.)
Le traitement automatique des comportements conditionnels vous permettra ainsi, selon les données extraites de classer automatiquement vos documents, de démarrer un workflow automatique si souhaité (identification d’une facture fournisseur) de prévenir les personnes chargées du recrutement si dépôt de candiature etc…
Seul un défaut d’imagination dans l’utilisation des possibilités de QALITEL doc sera en mesure de vous restreindre dans son utilisation 🙂
Comparaison simplifiée des versions de QALITEL doc
| Aspect | GED | SAE | ECM |
|---|---|---|---|
| Objectif | Gestion quotidienne | Archivage long terme | Gestion globale de contenu |
| Durée de conservation | Court/moyen terme | Long terme | Court, moyen, long terme |
| Conformité légale | Pas obligatoire, mais conforme à la norme ISO 9001 entre autres | Primordial | Partielle (intègre SAE si nécessaire) |
| Focus | Documents bureautiques, vidéos, plans, etc. | Archivage de documents numérisés, intégration OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et recherche plein texte (Full-Text) | Gestion de contenu de toute nature, documents, bases de connaissances |
| Versions de QALITEL doc | QALITEL doc version Classic et version Pro – La version Pro intègre la version Classic | QALITEL doc version Premium – La version Premium intègre la version Classic et la version Pro | QALITEL doc version ECM La version ECM est la plus complète, elle intègre la version Classic, la version Pro et la version Premium |
En résumé, la GED est idéale pour la gestion documentaire opérationnelle, (documents vivants) le SAE est indispensable pour répondre aux exigences d’archivage numériques, et l’ECM est une solution plus globale intégrant ces concepts pour répondre aux besoins stratégiques de l’entreprise en termes de communication interne, gestion des bases de connaissances.
QALITEL doc, avec ses trente années de développement et de mise au point, est en mesure de vous apporter toute satisfaction sur ces différents aspects et selon vos besoins.
Il est à considérer que QALITEL doc est modulable et vous accompagnera si vos besoins sont amenés à évoluer.
