QALITEL doc archivage : GED et SAE intégrés
Ce document synthétise les informations clés concernant « QALITEL doc archivage », logiciel spécialisé dans la gestion documentaire et l’archivage électronique, en s’appuyant QALITEL doc dans sa version classic.
1. Positionnement et Objectif Général
« QALITEL doc archivage » est une version avancée de « QALITEL doc », intégrant toutes les fonctionnalités de la version « Classic » ainsi que des capacités complètes de Système d’Archivage Électronique (SAE).
Son objectif est d’optimiser la performance quotidienne des entreprises en matière de gestion documentaire et d’archivage, permettant de gérer l’intégralité des processus documentaires.
Il se positionne comme une solution robuste couvrant l’ensemble du cycle de vie du document, de sa création à son archivage sécurisé et pérenne.
2. Fondations issues de la version Classic (Gestion Documentaire Générale)
La solution hérite une richesse fonctionnelle significative de la version « Classic » de QALITEL doc, garantissant une Gestion Électronique de Documents (GED) complète et performante. Les points saillants incluent :
• Gestion Documentaire Générale : Enregistrement « rapide et sans limitation de volume ou de type de documents » (Word, Excel, PDF, images, vidéos, plans techniques, etc.). Il gère le document de référence et le document protégé pour la diffusion.
• Workflows Paramétrables : Création de « cycles de vie documentaires (workflows) flexibles et personnalisables à l’infini » avec gestion des alertes et relances automatiques.
• Codification des Documents : Prise en charge des systèmes de codification existants, gestion simple et fiable des indices de révision.
• Diffusion des Documents : Diffusion publique ou contrôlée avec accusés de réception et signature électronique. Le portail utilisateur assure l’accès aux « documents applicables et diffusés aux bonnes personnes. »
• Portail Utilisateur : Interface « simple, fluide et intuitive, ne nécessitant aucune formation interne » facilitant l’accès immédiat à l’information.
• Gestion des Accès et Sécurité : Haut niveau de sécurité pour les comptes utilisateurs, incluant complexité des mots de passe, connectivité LDAP et Active Directory.
• Multilinguisme : Support natif de 7 langues (français, anglais, allemand, italien, espagnol, portugais) et personnalisation des terminologies.
• Générateur Automatique d’E-mails (GAE) : Module puissant pour informer et relancer automatiquement via e-mails personnalisés.
• Statistiques et Indicateurs Qualité : Environnement personnalisable pour « transformer les données en indicateurs qualité » et permettre une analyse rapide.
• Traçabilité (Audit Trail) : « Traçabilité complète de toutes les opérations (insertion, modification, suppression de données) », essentielle pour la conformité réglementaire (ex: 21 CFR Part 11, BPF Annexe 11).
3. Spécificités de l’Archivage Numérique et du SAE (Système d’Archivage Électronique)
La valeur ajoutée majeure de « QALITEL doc archivage » réside dans ses capacités avancées d’archivage électronique, principalement offertes par la version Premium. Ces fonctionnalités le qualifient de véritable SAE :
• Numérisation Automatique :
◦ Prise en charge de la numérisation de documents papiers via scanners avec scénarios d’indexation personnalisés.
◦ Traitement automatique des documents scannés ou existants (PDF, DOCX, XLSX, etc.) copiés dans des dossiers d’attente, par glisser-déposer, FTP ou WebDAV.
◦ Indexation automatique des pièces jointes d’e-mails.
• OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) :
◦ Outil intégré qui « analyse automatiquement le contenu des documents » (numérisés, PDF, bureautiques) pour en extraire le texte.
◦ Le contenu textuel est enregistré en base de données, permettant une « recherche plein texte immédiate et puissante. »
◦ Compatibilité avec 116 langues.
• Archivage Électronique (SAE) :
◦ Objectif principal : « garantir la conservation à long terme des documents dans des conditions conformes à la législation et aux normes (comme NF Z42-013, ISO 14641-1). »
◦ Assure la « traçabilité, l’intégrité et l’authenticité des documents archivés », crucial pour les preuves légales.
◦ Gestion d’un « très grand volume de documents (des centaines de milliers) sans limites » avec recherche et catégorisation automatiques.
◦ Processus incluant la détection automatique des fichiers scannés, l’enregistrement des données OCR et le déplacement des fichiers pour un stockage sécurisé.
◦ Archivage automatique des versions précédentes lors d’un changement d’indice de révision, garantissant un historique complet.
◦ Configuration de la durée d’archivage et des modalités de destruction.
En résumé, « QALITEL doc archivage » est une solution intégrale et robuste qui fusionne les fonctionnalités essentielles d’une GED haute performance avec les capacités avancées d’un SAE.
Il vise à offrir une gestion exhaustive et sécurisée du cycle de vie documentaire, répondant aux exigences de conformité et d’efficacité opérationnelle des entreprises.
